Registratie procesgebonden informatie op moment van ontstaan c.q. ontvangst

Uit PETRA Wiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Principe
IDP4.2.11
TypeInformatiearchitectuur-gegevens
StellingAlle procesgebonden informatie en metagegevens worden door de provincie geregistreerd op het moment dat de provincies brongegevens ontvangen, proces- en zaakgegevens ontstaan of wijzigen óf deze gegevens worden verstrekt c.q. gebruikt als overheidsinformatie.
Motivatie

Wanneer bij de overheid informatie ontstaat, moet worden geborgd dat deze informatie ontsloten en beheerd kan worden. Hiervoor is het nodig dat bij het ontstaan van informatie niet alleen de gegevens zelf worden geregistreerd, maar ook de metagegevens die nodig zijn voor:

  • Ontsluiting van genoemde gegevens
  • Beheren van genoemde gegevens

Ook bij wijziging, verwijdering en verstrekking van gegevens dient de metadatering te worden bijgewerkt zodat de overheidsinformatie duurzaam toegankelijk en betrouwbaar is. Dit volgt uit de Archiefwet 1995 en de Archiefregeling.

Motivatie (verwijzing)Gebruik maken van generieke bouwstenen e-Overheid, Voldoen aan kwaliteitscriteria
Implicaties

Provincies onderzoeken waar gegevens ontstaan en waar deze worden gewijzigd. Dit betekent dat in het proces de metadata zo snel mogelijk wordt vastgelegd. Dit geldt zowel bij ontvangst, gebruik, verstrekking als vernietiging van gegevens. De gegevensverwerking houdt zich daarbij aan geldende regelgeving op het gebied van openbaarheid en informatiebeveiliging. De metadatering moet gestandaardiseerd zijn zodat het ook bijdraagt aan de eisen van principe P4.2.20. Daarnaast behoren in de interne Besluiten Informatiebeheer (die op grond van een provinciale archiefverordening worden opgesteld) nadere procedures te worden voorgeschreven.

Implicaties (afgeleid)Vastleggen metadata ten behoeve van documenteren van beheer
ArchitectuurlaagInformatiearchitectuur
ProjectthemaProcesgericht
NORA RaamwerkBerichten en gegevens



Motivatie

Onderstaand schema toont de andere uitspraken die als motivering aan deze uitspraak ten grondslag liggen.

Error: Registratie_procesgebonden_informatie_op_moment_van_ontstaan_c_q__ontvangst_digraph_Principes.src:1: syntax error near line 1
context: digraph Principes {size="15,15";node [shape=box, >>> style=, <<< fontsize=12];node [shape=box];rankdir=RL; "Gebruik maken van \ngenerieke bouwstenen \ne-Overheid" [URL = "[[Gebruik maken van generieke bouwstenen e-Overheid]]"]; "Registratie \nprocesgebonden \ninformatie op moment van \nontstaan c.q. ontvangst" [URL = "[[Registratie procesgebonden informatie op moment van ontstaan c.q. ontvangst]]"];

Implicaties

Onderstaand schema toont de andere uitspraken die deze uitspraak als motivering hebben.

Error: Registratie_procesgebonden_informatie_op_moment_van_ontstaan_c_q__ontvangst_digraph_Principes.src:1: syntax error near line 1
context: digraph Principes {size="15,15";node [shape=box, >>> style=, <<< fontsize=12];node [shape=box];rankdir=LR; "Registratie \nprocesgebonden \ninformatie op moment van \nontstaan c.q. ontvangst" [URL = "[[Registratie procesgebonden informatie op moment van ontstaan c.q. ontvangst]]"];