Processen en procesmanagement

Uit PETRA Wiki
(Doorverwezen vanaf Processen)
Ga naar: navigatie, zoeken

Hoofdpagina


Inhoud


De provincie heeft continu te maken met een veranderde omgeving. Een omgeving, die andere eisen stelt aan het functioneren van de provinciale organisatie:

  • Wijzigingen in wet- en regelgeving
  • Verschuivingen in de uitvoering van taken en de rol van het middenbestuur
  • Digitalisering in de maatschappij die doorwerkt bij de dienstafnemers
  • De politiek, die vraagt om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering
  • Toenemende vraag om transparantie bij toezichthouders
  • Technologische ontwikkelingen, die elkaar steeds sneller opvolgen.

Dit vraagt enerzijds om een grote wendbaarheid van de organisatie en anderzijds het sturen op resultaten en toegevoegde waarde. Over de resultaten zullen provincies transparant moeten zijn om hun meerwaarde te blijven aantonen.

Samenhang producten en processen

Om de producten en diensten te kunnen leveren, worden processen doorlopen. De volgende samenhang wordt verondersteld tussen producten en processen

Samenhang tussen producten en processen

Een proces wordt gedefineerd als een geordende reeks van (in)direct waarde toevoegende handelingen en oordelen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat. Waarbij het resultaat (de output) dus gezien moet worden als het product dat voortgebacht ten bate van een afnemer. Zowel primaire processen (directe toegevoegde waarde voor een afnemer) als ondersteunende processen (indirecte toegevoegde waarde voor een afnemer) als besturende processen (indirecte toegevoegde waarde in de vorm van richting) vallen binnen deze definitie.

Ketenprocessen

Als provincie opererend in de as van de overheidsketen, wordt afstemming van producten en processen op die van onze ketenpartners als kans ervaren om één overheid voor onze afnemers dichterbij te brengen. Als ketenpartners hun producten en achterliggende processen hebben afgestemd op elkaar zodat combinaties van producten kunnen worden aangeboden aan de gezamenlijke afnemer, spreekt men van ketenprocessen.

Een juist ontworpen procesarchitectuur laat zien hoe een samenhangend geheel van processen toegevoegde waarde levert aan de meest logische afnemer via het meest optimale kanaal. Met andere woorden er is dus een nadrukkelijk verband tussen de product- en procesarchitectuur. Sterker nog, modellen en principes binnen de procesarchitectuur worden altijd van het perspectief van de klant vormgegeven, van buiten naar binnen. De volgende weergave geeft aan hoe de samenhang tussen producten en processen wordt gewaarborgd op een lager detailniveau.

Samenhang tussen producten en processen op een lager detailniveau

Productdecompositie

Productcombinatie
een product dat door verschillende ketenpartners van toegevoegde waarde wordt verzien en in één pakket de gezamenlijke afnemer bereikt.
Productgroep
een verzameling van producten die een overeenkomstige afnemersgroep kent en gelijke productkenmerken vertoont.
Product

een product is het resultaat van een afgeronde inspanning waarmee de provincie in de behoefte van haar afnemer voorziet en wordt voortgebracht middels een bedrijfsproces.

Deelproduct
een onderdeel van een product dat wordt vervaardigd door een afgebakend organisatieonderdeel middels een werkproces en gezamenlijk met andere deelproducten een product vormt die wordt afgenomen door een afnemer.

Procesdecompositie (bron: NORA v2.0)

Ketenproces
een geordende reeks producten die door verschillende organisaties aan elkaar worden geleverd met als doel om via één organisatie een (combinatie van) dienst(en) te leveren aan een burger, bedrijf of maatschappelijke instelling.
Hoofdproces
een verzameling bedrijfsprocessen die producten voortbrengt die vergelijkbare kenmerken kennen en door een zelfde afnemersgroep wordt afgenomen. De hoofdprocessen behouden op lange termijn hun geldigheid. Hoofdprocessen kunnen worden gekoppeld aan bedrijfsfuncties.
Bedrijfsproces
een geordende reeks werkprocessen die binnen één organisatie wordt uitgevoerd met als doel om een product te leveren aan een burger, bedrijf of maatschappelijke instelling.
Werkproces
een geordende reeks van processtappen die binnen één organisatorische eenheid (bureau) binnen een organisatie wordt uitgevoerd met als doel een specifieke bijdrage (prestatie) te leveren aan een dienst die uiteindelijke zal worden geleverd aan een burger, een bedrijf of een maatschappelijke instelling.
Processtap
een geordende reeks handelingen die ononderbroken wordt uitgevoerd door één mens of machine in eenheid van tijd, plaats en handelen.
Handeling
de kleinst mogelijke eenheid van werk die zinvol en onderscheiden kan worden uitgevoerd door één persoon of machine op één plek en op één moment.

In het provinciaal procesmodel wordt bovenliggend kader specifiek gemaakt voor de situatie waarin provincies zich bevinden. Het procesmodel voor provincies wordt als volgt worden weergegeven:

Uitzetten politieke koersManagen bestuurlijk krachtenveldBestuurlijke besturende processenBepalen visie en strategieOptimaliseren inrichtingBeheren relaties binnen ketenProces Planning & ControlAmbtelijke besturende processenBesturende processenVoorbereiden beleidOntwikkelen beleidEvalueren beleidVerstrekken informatieVerstrekken subsidiesVerlenen en toezicht houden en handhavenInterbestuurlijk adviseren en bemiddelen en toezicht houdenOntwikkelen ruimtelijke gebieden en objectenBeheren ruimtelijke gebieden en objectenUitvoeren beleidPrimaire processenVoorbereiden beleidOntwikkelen beleidEvalueren beleidAdviserenFaciliterenBeherenUitvoeren beleidOndersteunende processenPETRA Procesmodel.png
Over deze afbeelding

Principes met betrekking tot bedrijfsprocessen

Ten aanzien van de bedrijfsprocessen gelden de onderstaande principes. Klik op een principe voor meer informatie.

P3.3.01Van buiten naar binnen redeneren bij inrichting van processen
P3.3.02Maximale uniformering van processen binnen elk hoofdproces
P3.3.03Ontkoppeling tussen vakinhoudelijke processen en klantinteractie
P3.3.04Proceseigenaarschap voor elk proces
P3.3.05Procesinrichting op basis van kwaliteit flexibiliteit en kosten
P3.3.06In provinciale processen borgen van kennis en vaardigheden
P3.3.07Inpassen interne en externe gegrafische informatiebronnen in processen
P3.3.08In processen gebruik maken van beschikbare basisregistraties
P3.3.09Classificering van producten processen informatie en verantwoordelijkheden
P3.3.14Inhoudelijke controles wanneer nodig
P3.3.15Aanvragen zaakgericht afhandelen en informatievragen direct beantwoorden
P3.3.16Besturende primaire en ondersteunende processen onderscheiden
P3.3.17Kanaalonafhankelijke afhandeling
P3.3.18Verantwoording van de levering van de dienst
P3.3.19Producten en diensten door een zaak te leveren zijn bekend
P3.3.20Landelijke procesmodellen gebruiken voor standaardisatie

Richtlijnen met betrekking tot bedrijfsprocessen

Ten aanzien van de bovenstaande principes gelden de onderstaande richtlijnen. Klik op een richtlijn voor meer informatie.


Procesmanagement

Procesmanagement is een middel om de bedrijfsprocessen binnen onze organisatie continu te kunnen beheersen, beïnvloeden, controleren, aanpassen en voorspelbaar te maken om de levering van producten en diensten aan onze (interne of externe) afnemer te optimaliseren. Dit middel wordt ingezet om eerst te standaardiseren en vervolgens te optimaliseren. Hiervoor wordt per proces een kritische prestatieindicator benoemd waaruit de prestaties die uit het proces voortkomen kunnen worden gemeten. Als gevolg hiervan kan bijsturing op het procesontwerp plaatsvinden door een aangewezen proceseigenaar.

Procesmanagement kan alleen functioneren als aan een aantal randvoorwaarden is voldaan:

  • Servicemanagement: Er is een direct verband tussen dienstafnemers, producten en diensten, processen en organisatieinrichting. Het managen van het serviceniveau van de producten en diensten staat daarin centraal. Daar doet de provincie het immers voor.
  • Verandermanagement: Procesmanagement is in lijn met de veranderstrategie van de organisatie. Veranderingen in het takenpakket, afspraken met ketenpartners, invoering van nieuwe manieren van werken moeten in lijn zijn met de procesinrichting.
  • Proceskwaliteitsmanagement: Om processen optimaal te laten presteren (‘operational excellence’) is het nodig de processen continu te verbeteren door de processen door te lichten, verbeteringen te ontwerpen en in te voeren op basis van een Plan – Do – Check – Act cyclus.

Principes met betrekking tot procesmanagement

Ten aanzien van procesmanagement gelden de onderstaande principes. Klik op een principe voor meer informatie.

P3.3.10Organisatorisch onderscheid maken in de rollen van kaderstelling ondersteuning en uitvoering
P3.3.11Kaderstellend voor borging van samenhang in procesinrichting
P3.3.12Kaderstelling op het gebied van methodes en hulpmiddelen op organisatieniveau
P3.3.13Processturing op twee niveaus

HierarchyPrevious.gif Producten, dienstenoriëntatie en diensten | Informatiearchitectuur HierarchyNext.gif