CORA en VERA online

Voeren crediteurenbeheer

Bedrijfsproces

Terug naar CORA bedrijfsprocessen.

ArchiMateNote Proces Voeren crediteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee het controleren, scannen, inboeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen wordt gerealiseerd inclusief het onderhouden van contacten met de bedrijven en externe leveranciers over betaling van facturen en het zorg dragen voor een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren crediteurenbeheer Verwerken factuur bestaat uit processtappen die nodig zijn om een binnengekomen factuur betaalbaar te stellen. (BusinessProcess) Verwerken factuur BusinessProcess Aanmaken en wijzigen crediteur BusinessProcess Uitvoeren betalingen betaalbatch BusinessProcess Uitvoeren handmatige betaling BusinessProcess Uitvoeren betalingen rente en aflossing BusinessProcess Uitvoeren periodieke overschrijvingen VvE's BusinessEvent Factuur ontvangen BusinessEvent Factuur betaald BusinessEvent Nieuwe crediteur BusinessEvent Gewijzigde kenmerken crediteur BusinessEvent Nieuwe crediteur geadministreerd BusinessEvent Gewijzigde kenmerken crediteur verwerkt ook salarisbetalingen (BusinessEvent) Betaalbatch BusinessEvent Handmatige betaling BusinessEvent Betaalverplichting rente en leningen BusinessEvent Periodieke overschrijvingen VvE's BusinessEvent Betaalverplichting rente en leningen voldaan BusinessEvent Handmatige betaling voldaan BusinessEvent Betaalbatch verwerkt BusinessEvent Periodieke overschrijvingen VvE's voldaan In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Facturen kunnen onvoldoende gespecificeerd zijn, bijvoorbeeld wanneer bij inkoop onvoldoende afspraken gemaakt zijn over het specificeren. Specificaties kunnen ontbreken zoals ordernummer, VHE nummer, type werkzaamheden of de juiste uitsplitsing daarvan, Bij servicekosten kan dit zelfs tot gevolg hebben dat er geen akkoord komt op doorbelasting. Beheersmaatregelen: Onvoldoende gespecificeerde facturen niet accepteren en niet betaalbaar stellen. Vereisten omtrent factuurspecificaties opnemen in contract- en facturatievoorwaarden. (Assessment) Onvoldoende gespecificeerde facturen In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Woningcorporaties betalen op basis van vigerende overeenkomsten facturen van derden (BusinessService) Crediteurenbeheer De factuur van de crediteur van de woningcorporatie die betaalbaar is gesteld. (BusinessService) Betaalde factuur BusinessService Geadministreerde crediteur BusinessService Verwerkte betaalbatch BusinessService Verwerkte handmatige betaling BusinessService Betaalde rente en leningen BusinessService Betaalde periodieke VvE verplichtingen In deze baan staan de proces kPi's (ArchiMateNote) Proces KPI's Percentage van alle facturen welke voldoen aan de vooraf gestelde eisen en welke in één keer verwerkt zijn. (Value) Correct factureren Aantal ontvangen facturen welke nog niet zijn betaald op het meetmoment. (Value) Aantal openstaande facturen Gemiddeld aantal dagen tussen ontvangst factuur en de laatste factuurbetaling. (Value) Doorlooptijd factuurafhandeling RealizationRelationship Realiseert RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 08-04-2024 21:47:44 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 08-04-2024 21:47:44 CEST




   
   
   

   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
CORA 4.3

Kennismodel

Type: Bedrijfsproces
Soort: Ondersteunend

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-b768f820-80a7-11ba-1376-8180e67e9b5c
ArchiMate-model
CORA 4.3
Bron
CORA 4.0

Voeren crediteurenbeheer

Voeren crediteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee het controleren, scannen, inboeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen wordt gerealiseerd inclusief het onderhouden van contacten met de bedrijven en externe leveranciers over betaling van facturen en het zorg dragen voor een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken.

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Voeren crediteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee het controleren, scannen, inboeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen wordt gerealiseerd inclusief het onderhouden van contacten met de bedrijven en externe leveranciers over betaling van facturen en het zorg dragen voor een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren crediteurenbe- heer BusinessProcess Uitvoeren periodieke overschrijving- en VvE's De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutati- e Gemiddeld aantal dagen tussen ontvangst factuur en de laatste factuurbetaling. (Value) Doorlooptijd factuurafhand- eling Het zorgdragen van de crediteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden zoals inkomende facturen betaalbaar stellen. (BusinessFunction) Crediteurenbe- heer Aantal ontvangen facturen welke nog niet zijn betaald op het meetmoment. (Value) Aantal openstaande facturen De keten waarin de intake, beoordeling en afhandeling van een reparatieverzoek wordt uitgevoerd inclusief de coördinatie. (BusinessInteraction) Reparatieond- erhoud Grouping Ondersteunen- d De verzameling processen van terugkoop t/m verkoop van een verkoopbare eenheid (desgewenst incl. erfpachtuitgifte van perceel waarop de eenheid staat) waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Veel woningcorporaties die het product verkoop onder voorwaarden voeren, hebben dit gecombineerd met een terugkoopregeling. Dat wil zeggen dat zodra de eigenaar de woning wil verkopen een aanbiedingsplicht heeft naar de woningcorporatie. Voor grondgebonden vastgoed (eengezinswoningen en eventueel bijbehorende garageboxen of bergingen) wordt dit doorgaans geregeld door de grond in (onder)erfpacht te geven en de opstal(len) te verkopen. Afhankelijk van de eerder overeengekomen verkoopvoorwaarden, kan het zijn dat de woningcorporatie een terugkoopplicht of een terugkooprecht heeft. Zodra de woningcorporatie de opstal(len) terugkoopt, treed een keten van processen in gang om de opstal(len) plus grond opnieuw aan de markt aan te bieden (tenzij sloop wordt voorzien). Dat kan in de huursector zijn, maar als de woning opnieuw verkocht wordt, is sprake van wederverkoop. De opstal(len) plus grond komt dan tijdelijk op de vlottende balans van de woningcorporatie te staan in plaats van de vaste balans. Omdat zowel de verkoper, de woningcorporatie én een nieuwe koper worden bediend vormt dit in CORA stuurscenario ‘wederverkoop eenheden’. (BusinessInteraction) Wederverkoop eenheden De verzameling processen van terugkoop t/m verkoop van een verkoopbare eenheid (i.c. het appartementsrecht) waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Veel woningcorporaties die het product verkoop onder voorwaarden voeren, hebben dit gecombineerd met een terugkoopregeling. Dat wil zeggen dat zodra de eigenaar de woning wil verkopen een aanbiedingsplicht heeft naar de woningcorporatie. Voor gesplitst vastgoed is dit relatief makkelijk te regelen omdat er geen bloot-eigendom wordt geleverd doch een appartementsrecht. Afhankelijk van de eerder overeengekomen verkoopvoorwaarden, kan het zijn dat de woningcorporatie een terugkoopplicht of een terugkooprecht heeft. Zodra de woningcorporatie de woning terugkoopt, treed een keten van processen in gang om de woning opnieuw aan de markt aan te bieden (tenzij sloop wordt voorzien). Dat kan in de huursector zijn, maar als de woning opnieuw verkocht wordt, is sprake van wederverkoop. De eenheid komt dan tijdelijk op de vlottende balans van de woningcorporatie te staan in plaats van de vaste balans. Omdat zowel de verkoper, de woningcorporatie én een nieuwe koper worden bediend vormt dit in CORA stuurscenario ‘wederverkoop appartementsrechten’. (BusinessInteraction) Wederverkoop appartements- rechten De volledige keten van inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Inkopen, leveren en verrekenen servicecompo- nenten BusinessProcess Aanmaken en wijzigen crediteur De keten waarin de realisatie van nieuw vastgoed respectievelijk de renovatie van bestaand vastgoed wordt gerealiseerd en vervolgens wordt overgedragen aan de beheerder van betreffend vastgoed. (BusinessInteraction) (Her)ontwikkel- en en opleveren vastgoed Verwerken factuur bestaat uit processtappen die nodig zijn om een binnengekomen factuur betaalbaar te stellen. (BusinessProcess) Verwerken factuur Facturen kunnen onvoldoende gespecificeerd zijn, bijvoorbeeld wanneer bij inkoop onvoldoende afspraken gemaakt zijn over het specificeren. Specificaties kunnen ontbreken zoals ordernummer, VHE nummer, type werkzaamheden of de juiste uitsplitsing daarvan, Bij servicekosten kan dit zelfs tot gevolg hebben dat er geen akkoord komt op doorbelasting. Beheersmaatregelen: Onvoldoende gespecificeerde facturen niet accepteren en niet betaalbaar stellen. Vereisten omtrent factuurspecificaties opnemen in contract- en facturatievoorwaarden. (Assessment) Onvoldoende gespecificeerd- e facturen BusinessProcess Uitvoeren betalingen betaalbatch Percentage van alle facturen welke voldoen aan de vooraf gestelde eisen en welke in één keer verwerkt zijn. (Value) Correct factureren Controleer de factuur aan de hand van het contract en/of indien aanwezig de inkooporders. Het controleren van de factuur gebeurt op basis van de procuratieregeling. Input: Ingeboekte factuur Output: Gecontroleerde factuur (BusinessProcess) Controleren factuur Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten. (Product) Gefaciliteerde organisatie De keten waarin de verrekening van (ook door derden) geleverde services aan huurders wordt gerealiseerd. Doel van de procesketen Leveren Servicecomponenten is het leveren van diverse services aan bewoners, waar de huurder al dan niet voor betaalt via de service- en/of stookkostenvoorschotten, en het correct en tijdig afhandelen van de financiële afhandeling hiervan met de huurder. Denk daarbij aan stookkosten, maar ook aan schoonmaak, groenonderhoud, wijkbeheerders etc. Uitgangspunten voor dit proces: - een deel van onderstaande procesketen is het generieke inkoopproces. Het inkoopproces is door Aedes opgesteld en te vinden op de Aedes website. Echter is dit momenteel niet op het niveau van de referentieprocessen uitgewerkt. Daarom is ervoor gekozen om het hier als onderdeel van deze keten op te nemen, met een zo generiek mogelijke beschrijving. Zie Leidraad Inkoop Aedes 2017 en Leidraad Aanbesteden Aedes 2017. - onderstaand proces betreft enkel de eenheden welke verhuurd worden. Het proces voor het leveren en afrekenen van services voor eenheden in particulier eigendom binnen een VVE is niet meegenomen in deze beschrijving. - deze procesketen start bij het bepalen van de servicecomponentenbehoefte en eindigt bij het afrekenen van geleverde services met de klant. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Leveren, afrekenen en managen contract servicecompo- nenten BusinessProcess Uitvoeren handmatige betaling Boek de ontvangen factuur in. Input: Ontvangen factuur Output: Ingeboekte factuur (BusinessProcess) Inboeken factuur BusinessProcess Uitvoeren betalingen rente en aflossing Woningcorporaties betalen op basis van vigerende overeenkomsten facturen van derden (BusinessService) Crediteurenbe- heer AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship RealizationRelationship Realiseert Deze svg is op 08-04-2024 21:47:45 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 08-04-2024 21:47:45 CEST



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-b768f820-80a7-11ba-1376-8180e67e9b5c&oldid=29099"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 22:26.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗