Regisseren mutatieonderhoud

Werkproces

Versie door 127.0.0.1 (overleg) op 12 sep 2020 om 06:32 (SmartConnect import, batch-id = CORA 4.0.xml-20200912065455)
(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)

Regisseren onderhoudsorder

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Regisseren mutatieonderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om zorg te dragen voor een gestructureerde uitvoering van het mutatieonderhoud. Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het uitvoeren van een steekproefsgewijze controle of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Mutatieonderhoud vindt plaats tussen het moment van huuropzegging (beschreven in Afhandelen huuropzegging) en het betrekken van een eenheid door een nieuwe huurder (beschreven in Opleveren eenheid). In dit proces is efficiëntie en kostenbeheersing essentieel. Het doel van mutatieonderhoud is om een leeggekomen eenheid (weer) in een dusdanige staat te brengen dat de eenheid weer goed verhuurbaar is. Een belangrijk risico bij mutatie is mutatieleegstand. De verschillende processtappen binnen de werkprocessen zijn deels ontworpen om het mutatieproces zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen, om mutatieleegstand te beperken. Andere belangrijke aandachtpunten bij dit proces zijn kwaliteit van het onderhoud (met als doel de eenheid (weer) in de gewenste staat te brengen) en de kosten voor het mutatieonderhoud. Per corporatie kan de focus verschillen; krijgt de klant meer ruimte voor bijvoorbeeld overnames of beperken we die mogelijkheden ten faveure van de leegstandsperiode. Geven we de leverancier veel vrijheid om het onderhoudsproces zo kort mogelijk te houden, of houden we de touwtjes in handen om uit de pas lopende kosten te voorkomen of de (kwaliteit van) de uitgevoerde werken secuur te controleren? In de view van het bedrijfsproces staan enkele risico's ten aanzien van leegstand genoemd. De processtappen zelf zijn daarbij grotendeels al de beheersmaatregelen. (BusinessProcess) Regisseren mutatieonderh- oud Procesboek: Opdracht tot regie mutatieonderhoud (BusinessEvent) Regieopdracht mutatieonderh- oud verstrekt Een gebruikseenheid is het kleinste, afgebakende stuk vastgoed of benoemd terrein met een gebruiksfunctie dat wordt verhuurd, verkocht en/of onderhouden of verkocht is. (BusinessObject) Gebruikseenh- eid Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden (en verhuur/verkoop bevorderende maatregelen) technisch gereed zijn gemeld die nodig zijn om de eenheid verhuur-/verkoopklaar te maken. (BusinessService) Mutatieonderh- oud technisch gereed Een te onderhouden eenheid (TOE) is een groepering van bouwdelen die binnen een onderhoudsplanning worden onderscheiden. (BusinessObject) Te onderhouden eenheid (TOE) Beoordeling van de samenwerking met leverancier op basis van vooraf samen vastgestelde subjectieve en objectieve criteria. (Value) Samenwerkin- g leverancier Verstrek opdracht voor het starten van de inspectie van de eenheid. Input: Bepaalde vervolgstappen Output: Verstrekte inspectieopdrachten (BusinessProcess) Verstrekken inspectieopdra- cht(en) Plan intern de voor-, eind- en indien nodig tusseninspectie ter voorbereiding op de opdrachtverstrekking. Input: Bepaalde vervolgstappen Output: Geplande inspecties Een belangrijk aspect in dit deel van het proces is het plannen van inspecties en het plannen van de uitvoering van mutatiewerkzaamheden. Doel is veelal om de leegstandsperiode zo kort mogelijk te houden. Variatie zit in de volgorde van deze werkzaamheden en wie er bij bepaalde stappen betrokken wordt. Corporaties hebben dan ook verschillende varianten op dit proces. Onder meer: In plaats van twee inspecties één inspectie uitvoeren. Het laten vervallen van de voorinspectie leidt veelal niet tot een betere uitvoering van dit proces. Met het laten vervallen van de eindinspectie wordt meer geëxperimenteerd. Bijvoorbeeld door deze geheel te laten vervallen of te combineren met de sleuteluitgifte aan de nieuwe huurder. In andere gevallen wordt de uitvoerende van het mutatieonderhoud zo vroeg mogelijk betrokken in het inspectieproces, bijvoorbeeld door iemand van de aannemer mee te nemen naar de voorinspectie. Zo houd je de lijnen kort, wordt de kwaliteit van de inspectie beter, is de informatievoorziening optimaal, ontstaat er een scherpere planning en is daarmee de doorlooptijd van het mutatieonderhoud veelal korter en de kwaliteit veelal beter. Zie ook Inspecteren vastgoed. (BusinessProcess) Plannen inspectie(s) Verstrek/bevestig de opdracht op basis van de goedgekeurde offerte of werkbon. Wanneer er vaste prijsafspraken zijn met de partners hoeft de opdrachtverstrekking geen budget te bevatten. Het uitvoeren van de onderhoudsorder gebeurt conform proces Realiseren onderhoudsorder. Input: Goedgekeurde offerte of werkbon Output: Verstrekte opdracht Door van tevoren de juiste procuratie toe te passen en in te regelen in het systeem, kan de opdracht automatisch via de juiste kanalen verstrekt worden en later na uitvoering afgehandeld worden. Te overwegen is om in sommige gevallen uitvoerende partijen al te laten starten voordat het administratieve proces dat nodig is voor het verstrekken van de opdracht is afgerond. Bijvoorbeeld voor standaard mutatiewerkzaamheden. Opdrachtverstrekking middels een automatische koppeling tussen de systemen van de aannemer en de woningcorporatie kan administratieve werkzaamheden in dit proces verkleinen. Een ander minder vergaand alternatief voor deze informatie-uitwisseling is een aannemersportaal. (BusinessProcess) Verstrekken opdracht uitvoeren mutatieonderh- oud BusinessEvent Opdracht tot regie mutatieonderh- oud gereed Een administratieve eenheid is de eenheid in de administratie van woningcorporaties die ten behoeve van de exploitatie als zodanig wordt onderscheiden. Een administratieve eenheid kan bijvoorbeeld een woning zijn, maar ook een stuk grond, een gebouw of zelfs een verzameling van gebouwen. Om die reden zegt het tellen van het aantal eenheden niet zoveel. Daarvoor zijn de bedrijfsregels essentieel om toe te passen, Zie hiervoor de methodiek van prestatie-indicatoren . Synoniem: contracteenheid (BusinessObject) Administratiev- e eenheid Analyseer gegevens en informatie om te bepalen: Of mutatieonderhoud nodig is? Welke garanties er gelden? Of er planmatig onderhoud is geweest of gepland dat invloed heeft op de keuze voor het mutatieonderhoud? Of er openstaande onderhoudsverzoeken zijn en hoe deze te behandelen? Welke eisen het kwaliteitsbeleid stelt? Of er ZAV’s bekend zijn? Is asbestinventarisatie/-sanering nodig? Input: Opdracht tot regie mutatieonderhoud Output: Bepaalde vervolgstappen Met name het inzichtelijk hebben van de garanties zorgt nogal eens voor een knelpunt in dit proces. Bij voorkeur zijn de gegevens in de onderhoudsmodule gekoppeld aan de gegevens in de cartotheek en de garanties. Bij het ontstaan van garantie kunnen de garanties automatisch verwerkt (RPA) worden in bijvoorbeeld de cartotheek. Een andere variant is om op basis van woonhistorie of op basis van de voorinspectie te bepalen of de eenheid wel of niet aansluitend verhuurd kan worden/wordt. (BusinessProcess) Beoordelen uit te voeren acties Bewaak alle uit te voeren werkzaamheden indien dit door meerdere partijen uitgevoerd gaat worden, in afstemming met de uitvoerende partijen. Input: Opdrachtverstrekking Output: Planning Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Wanneer er gewerkt wordt met vaste ketenpartners kunnen er vaste doorlooptijden bij de opdracht vastgesteld worden. (BusinessProcess) Bewaken uitvoering mutatieonderh- oud BusinessEvent Geregisseerde onderhoudsor- der afgerond Verwerk alle uit te voeren mutatiewerkzaamheden in een opdracht. Op basis hiervan kan een offerte worden uitgevraagd of direct de opdracht worden verstrekt. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners. Bv. Afkoop of vaste prijzen. Input: Vastgestelde mutatiewerkzaamheden Output: Opgestelde onderhoudsorder Variatie kan zitten in de wijze van uitvoering (eigen aannemerij of door externe aannemers) en de afspraken die gemaakt zijn met de aannemers, zoals rondom de wijze van afrekenen. Hierin zijn globaal drie varianten te benoemen: 1. Het afrekenen op basis van nacalculatie, oftewel een prijsopgaaf achteraf. De kosten die de uitvoerende partij maakt, worden doorbelast aan de woningcorporatie. Vaak gaat hier een offertetraject aan vooraf. 2. Het afrekenen op basis van eenheidsprijzen. Hier wordt gebruik gemaakt van kant en klare lijsten met codes of prijzenboeken en wordt afgerekend op basis van eenheidsprijzen. In sommige gevallen stelt de uitvoerende partij vooraf een offerte op. In andere gevallen wordt o.b.v. eenheidsprijzen door de opdrachtgever opdracht verstrekt (zonder offerte). 3. Afkoop. Het uitvoeren van mutatieonderhoud is voor een bepaalde periode (voor een groep) eenheden afgekocht. Voordelen van deze werkwijze zijn: snellere doorlooptijd en minder administratieve handelingen. Een aandachtspunt bij deze wijze van samenwerken met een aannemer is dat zonder goede afspraken en maatregelen over gegevensuitwisseling, deze uitwisseling doorgaans minder optimaal verloopt. Welke variant je kiest, hangt af van het beleid van de organisatie. Zaken die kunnen meewegen in de keuze zijn: Procesefficiëntie met zo kort mogelijke leegstand. Mogelijkheid tot uitwisseling van gegevens met de aannemer. Kwaliteit van het opgeleverde werk en bereidheid tot controles achteraf. Klanttevredenheid over het proces en over de opgeleverde eenheid. Ook de KPI's en risico's hangen af van de variant waarmee binnen de organisatie gewerkt wordt. Inspiratie: Richt je systeem zo in dat de digitale inspectietool automatisch een opdracht voor mutatieonderhoud kan genereren. Door de aannemer mee te nemen op een inspectie in de eenheid, kan in overleg bepaald worden wat er exact dient te gebeuren. Dit kan winst in de doorlooptijd van het proces opleveren, doordat er namelijk meteen een opdracht verstrekt kan worden vanuit de inspectietool, eventueel gekoppeld aan bestaande eenheidsprijzen. Directe koppeling met het systeem van de aannemer zodat inspectieopdrachten en offertes geautomatiseerd uitgewisseld worden. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid dat aannemers de registratie op uitvoeringsregels direct in eigen systeem kunnen doen. Wanneer er duidelijk vastgelegd is wat de basiskwaliteit moet zijn, kan er meer gericht een opdracht worden verstrekt. Door op basis van data meer voorspellend te worden, kan je uiteindelijk steeds soepeler het proces doorlopen. Met name op het gebied van de controle achteraf is nog veel tijd te winnen. (BusinessProcess) Opstellen opdracht mutatieonderh- oud Procesboek: Opdracht onderhoudsorder (BusinessEvent) Onderhoudsor- der verstrekt Coördineren mutatieonderhoud is het bedrijfsproces waarmee de coördinatie van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden wordt verricht aan eenheden waarvan de huurovereenkomst is beëindigd en indien van toepassing in rekening worden gebracht bij die vertrekkende huurder. De coördinatie betreft het in behandeling nemen, diagnositeren van de eventueel te verhalen schade, het aansturen van de feitelijke reparatie en indien van toepassing het in rekening brengen van de kosten van de schade bij de vertrekkende contractant. (BusinessProcess) Coördineren mutatieonderh- oud Stel een aanvullende opdracht op wanneer er op basis van het eindinspectie-rapport extra werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Vraag, indien nodig, meerwerkprijzen op. Een bevoegde medewerker keurt deze goed. Dit vormt input voor de uitvoering. Input: Inspectierapport Output: Goedgekeurd meerwerk Wanneer je stuurt op zo kort mogelijke leegstand, kies dan voor een beleid dat ten goede komt aan het soepel lopen van het proces. Laat de uitvoerende partner de aanvullende werkzaamheden in het systeem zetten. Meerwerkopdrachten kunnen tot gevolg hebben dat de procuratie overschreden wordt. Dit is op te lossen door in te regelen in het systeem dat er automatisch een melding komt wanneer voor het meerwerk aanvullende goedkeuring noodzakelijk is. (BusinessProcess) Doorgeven aanvullende werkzaamhed- en TriggeringRelationship AccessRelationship RealizationRelationship AccessRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AccessRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 26-02-2024 13:16:49 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 13:16:49 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 19:43.