Woningcorporatie Referentiearchitectuur (CORA)

DisplayArchiMateViewDetails

038 Incasseren vorderingen - Details
ArchiMateNote Bedrijfsobjecten BusinessObject Prenotificatie +optionele Betaalmogelijkheid (3) BusinessObject Incasso-cocktail:Brief, SMS iDeal link, Email,iDeal link, interactief spraakbericht,Zakelijke Tikkies, WhatsappHuurderportaal,Faceboo- k messenger BusinessObject WIK brief BusinessObject Dossier BusinessObject Kredietwaardigheidst- oets Eigen data analyse Predictive analytics (3) BusinessObject Geplande afspraak BusinessObject Bevestiging betalingsregeling BusinessObject Vastgelegde betalingsregeling ArchiMateNote KPI's Aantal huurovereenkomsten waarvoor een eerste herinnering/aanmaning wordt verstuurd, gedeeld door het aantal VHE (Value) Doorstroom van pre minnelijk naar minnelijk Aantal huurovereenkomsten (zittende huurders plus vertrokken huurders) welke bij de deurwaarder ter Incasso liggen. Indien een deurwaarder van 1 huurovereenkomst meerdere dossiers heeft lopen, wordt dit geteld als 1 zaak. Bron: HIP. (Value) # deurwaarderZaken Het aantal regelingen per ultimo van het kwartaal (zittende huurders plus vertrokken huurders), gedeeld door het aantal VHE. Bron: HIP. (Value) # Betalingsregelingen Het percentage van de overeengekomen betalingsafspraken welke volledig en tijdig door de huurders is voldaan. (Value) % Betalingsregelingen conform afspraak Aantal overeengekomen automatische Incasso’s, geteld aan het einde van het kwartaal, gedeeld door het aantal VHE. Dus het aantal automatische Incasso’s op bijvoorbeeld 31 maart t.o.v. het aantal VHE op dezelfde datum. Bron: HIP. (Value) % Automatische incasso's De cumulatieve som van incassokosten die op de huurder kan worden verhaald. (Value) Incassokosten rekening klant Het gemiddelde aantal dagen waarop huurders hun openstaande betalingsachterstand (inclusief huur, servicekosten, et cetera) hebben voldaan. (Value) Gemiddelde betalingstermijn Totale betalingsachterstand ultimo kwartaal (inclusief huur, servicekosten, et cetera) gedeeld door gefactureerde omzet over de afgelopen 12 maanden (inclusief huur, servicekosten, et cetera). Bron: HIP. (Value) % Huurachterstand (HAP1) Totale betalingsachterstand ultimo kwartaal van zittende huurders (inclusief huur, servicekosten, et cetera) gedeeld door gefactureerde omzet over de afgelopen 12 maanden (inclusief huur, servicekosten, et cetera). Bron: HIP. (Value) % Huurachterstand (HAP2) De som van de gefactureerde huur (huur, servicekosten, et cetera) die in het afgelopen kwartaal ten laste van de voorziening zijn afgeboekt. (Value) Afboekingen (oninbaar) Aantal personen ultimo van het kwartaal in loondienst of gedetacheerd /ingehuurd van de woningcorporatie, werkzaam als Incassomedewerker en uitgedrukt in Full Time Equivalent, dat werkt aan de betalingsachterstanden (huur, servicekosten, BOG etc). Niet meetellen: een woonconsulent (werkzaam op een andere afdeling) die huisbezoek doet etc., call center, externen, of outsourcing. Bron: HIP. (Value) FTE Klanttevredenheid over Incassoproces (nog nader uit te werken door HIP in overleg met haar deelnemers). Bron: HIP. (hier wijken wij af van de visio omdat deze klanttevredenheid niet gaat over het resultaat maar hoe het proces is verlopen) (Value) Klanttevredenheid incassoproces Aantal gestorneerde betalingen in het afgelopen kwartaal, gedeeld door het aantal overeengekomen automatische Incasso’s, geteld aan het einde van het kwartaal. Dus het aantal storneringen op bijvoorbeeld 31 maart t.o.v. het aantal automatische Incasso’s op dezelfde datum. Bron: HIP. (Value) # Storneringen ArchiMateNote Risico's Assessment Geweld Assessment Fraude Assessment Wanbetaling Assessment Imagoschade Assessment Laagconjunctuur Assessment Operationele risico’s Inbreuk op de persoonlijke levenssfeer, schending van het recht op privacy. Concreet voorbeeld: een verkeerde bijlage naar een huurder sturen. (Assessment) Privacyschending Het risico dat de uitbestede activiteiten aan een derde partij niet voldoen aan de kwalitatieve en kwantitatieve eisen van de organisatie. Concreet voorbeeld: het Incassobureau verricht onvoldoende acties om de vordering te innen waardoor het aantal ontruimingsaanzeggingen stijgt. (Assessment) 3e Partij risico’s Werken in overeenstemming met de geldende weten regelgeving. Concreet voorbeeld: werken volgens de AVG en volgens voorgeschreven wettelijke termijnen voor Incasso (Assessment) Compliance risico’s ArchiMateNote Gegevensobjecten DataObject Data klantsegmentatie DataObject Communicatie prenotificatie +optionele Betaalmogelijkheid (3) DataObject Data dossier DataObject Data WIK brief DataObject Overdrachtsdossier Informeren klant (3) Melding gemeente (3) Verslag ontruiming (3) Naar deurwaarder DataObject Data incasso cocktail, NAW, betaalgegevens ArchiMateNote Proces Het proces incasseren vorderingen woningcorporaties betreft het deel van het Incasso proces dat door de woningcorporatie uitgevoerd wordt. Dit proces bestaat uit vier werkprocessen. Namelijk de pre-minnelijke fase, de minnelijke fase 1, afsluiten betalingsregeling en bewaken uitzonderingen Incasso. (Incasseren vorderingen is het bedrijfsproces waarmee vorderingen worden gesignaleerd en indien van toepassing afspraken worden gemaakt hoe de vordering wordt ingelopen) (BusinessProcess) Incasseren vorderingen Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen. (BusinessProcess) Incasseren vordering, minnelijke fase 1 Contractanten die nog niet betaald hebben krijgen een betalingsherinnering toegestuurd (ook wel aanmaning genoemd). Dit kan via verschillende kanalen plaatsvinden. Zoals per brief, e-mail, SMS, WhatsApp of Tikkie. Het sturen van herinneringen/aanmaningen kan op meerdere momenten en manieren plaatsvinden gedurende het Incassoproces. Input: Contractant met betalingsachterstand Output: Verstuurde herinnering Voorbeelden informatie-objecten:  Brief  SMS Email  iDeal link  Interactief spraakbericht  Zakelijke Tikkies  Whatsapp  Huurderportaal  Facebook Messenger (BusinessProcess) Herinneren/aanmane- n Veelal na het herinneren/aanmanen via andere kanalen kan er gekozen worden om specifieke contractanten die nog niet betaald hebben te bellen. Er wordt doorgaans nogmaals verzocht om binnen een bepaalde termijn te betalen. Ook kan er een betalingsregeling met de contractant worden afgesloten. Input: Bestand met contractanten die gebeld gaan worden Output: Gevoerd telefoongesprek (BusinessProcess) Uitvoeren belronde Een (interne of externe) corporatieafgevaardigde brengt een bezoek aan een niet (tijdig/volledig) betalende huurder. Vaak is er vooraf al meerdere malen contact gezocht met de contractant in kwestie. Input: Bestand met contractanten waar huisbezoek gewenst is Output: Gevoerd huisbezoek (BusinessProcess) Uitvoeren Huisbezoek Deze stap wordt vóór overdracht naar de deurwaarder gezet. Dit betreft het versturen van een wettelijk verplichte brief (Wet Incasso Kosten - WIK). Deze brief waarschuwt contractant voor het doorzetten van hun betalingsdossier naar de deurwaarder, met additionele deurwaarderskosten, in geval de aangemaande huursom niet binnen 14 dagen (wettelijk bepaald) wordt betaald. Input: Contractant met betalingsachterstand Output: Verstuurde WIK brief Voorbeelden informatie-objecten:  WIK-Brief (BusinessProcess) Opstellen en versturen WIK brief In deze processtap wordt het betalingsdossier van de contractant overgedragen aan de deurwaarder en eindigt de minnelijke fase 1. Het opgebouwde dossier wordt overhandigd in de vorm van een overdrachtsdossier. Doorgaans wordt op deze stap overgegaan na het verlopen van de uiterste betalingstermijn. De deurwaarder gaat vanaf dat moment eigen kosten rekenen, die zij zelf op de betreffende huurder verhaalt. Input: Over te dragen klantdossier Output: Overgedragen klantdossier Voorbeelden informatie-objecten:  Overdrachtsdossier naar deurwaarder (BusinessProcess) Overdragen deurwaarder Het werkproces ‘pré-minnelijke fase’ bestaat uit processtappen die voorafgaan aan de minnelijke fase. Dit betreft het voorsorteren van contractanten op de daaropvolgende minnelijke fasen. (BusinessProcess) Pre-notificeren contractant Methodiek waarbij contractanten (veelal geautomatiseerd) op basis van data en bedrijfsregels worden ingedeeld in verschillende categorieën, met ieder een eigen procesgang die is gericht op het voorkomen van betalingsproblemen en eventuele nadelige gevolgen voor de contractant en de woningcorporatie. Voorbeelden van categorieën contractanten zijn:  Nieuwe huurders (zijn onbekend met procedure).  Slepende huurders (betalen stelselmatig te laat).  Lakse huurders (kunnen betalen maar zijn laks).  Slachtoffer huurders (hebben tijdelijk geen inkomen door bijvoorbeeld baanverlies).  Principiële huurders (betalen niet zolang een lopende klacht niet is opgelost).  Structurele wanbetalers (hebben financiën structureel niet op orde).  Eigenaar in VVE (Doorbelasting van onderhoud te laat betaald) Bij segmentering kan eigen data en/of externe data (bijv. op gebied van kredietwaardigheid) worden gebruikt. Geavanceerde technologie maakt het mogelijk om op basis van data ook voorspellingen te doen over te verwachten betalingsgedrag van nieuwe en zittende huurders. Input: Klantenbestand en bedrijfsregels klantsegmentatie Output: Aan klantsegment toegewezen contractant Voorbeelden informatie-objecten:  Kredietwaardigheidstoets  Eigen Data Analyse  Predictive Analytics (BusinessProcess) Toepassen klantsegmentatie Op basis van segmentering kunnen specifieke groepen contractanten een prenotificatie ontvangen. De pre-notificatie is een betaalverzoek dat via verschillende kanalen kan worden aangeboden. Zoals per brief, e-mail, SMS, WhatsApp of Tikkie. Input: Aan klantsegment toegewezen contractant Output: Geprenotificeerde contractant Voorbeelden informatie-objecten:  Pre-notificatie + optionele betaling (BusinessProcess) Pre-notificeren Het proces afsluiten betalingsregeling omvat alle stappen die uitgevoerd moeten worden om een betalingsregeling af te sluiten. De bewaking van de uitvoering van de betalingsregeling betreft een apart proces, welke valt onder debiteurenbeheer. (BusinessProcess) Afsluiten betalingsregeling De woningcorporatie of deurwaarder legt contact om gezamenlijk met contractant (of in sommige situaties met daartoe bevoegde zaakwaarnemer of instantie) tot betaalafspraken te komen. Input: Verzoek van Contractant (of daartoe bevoegde zaakwaarnemer of instantie) om betalingsregeling Output: Af te sluiten betalingsregeling (BusinessProcess) Afspraak met contractant Het kan gaan om een eenmalige betaalafspraak om de achterstand direct te vereffenen of om een gespreide betalingsregeling waarbij de contractant binnen een gestelde periode de betalingsachterstand inloopt. De kaders en aanpak hiervan verschilt per klant(situatie) en per woningcorporatie. Opties als schuldhulpverlening en de inzet van bijvoorbeeld een budgetcoach kunnen ook worden besproken. Input: Af te sluiten betalingsregeling Output: Afgesloten betalingsregeling (BusinessProcess) Overeenkomen betalingsregeling De overeengekomen betalingsregeling wordt gecommuniceerd naar de klant (of diens zaakwaarnemer) in kwestie. Dat kan plaatsvinden via verschillende kanalen: telefonisch, per brief, per e-mail, etc. Input: Geregistreerde betalingsregeling Output: Bevestigde betalingsregeling Voorbeelden informatie-objecten:  Bevestiging betalingsregeling (BusinessProcess) Registreren betalingsregeling De overeengekomen betalingsregeling wordt gecommuniceerd naar de huurder in kwestie. Dat kan plaatsvinden via verschillende kanalen: telefonisch, per brief, per e-mail, etc. Input: Geregistreerde betalingsregeling Output: Bevestigde betalingsregeling (BusinessProcess) Bevestigen betalingsregeling Het komt voor dat de afwikkeling van betalingsachterstanden tijdelijk wordt geparkeerd en/of wordt overgedragen aan andere instanties. Woningcorporaties registreren dit doorgaans in hun systemen middels zogenaamde ‘afwachtcodes’. Instanties informeren woningcorporaties over de voortgang in lopende zaken. Bij betaling via de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) wordt nog ook wel de betaalconditie ‘GKB’ gebruikt. Bij toepassing WSNP boekt de woningcorporatie doorgaans het openstaande bedrag gelijk af, gezien de geringe kans op betaling. (BusinessProcess) Bewaken uitzonderingen incasso Het komt voor dat de afwikkeling van betalingsachterstanden tijdelijk wordt geparkeerd en/of wordt overgedragen aan andere instanties. Woningcorporaties registreren dit doorgaans in hun systemen middels zogenaamde ‘afwachtcodes’. Instanties informeren woningcorporaties over de voortgang in lopende zaken. Bij betaling via de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) wordt nog ook wel de betaalconditie ‘GKB’ gebruikt. Bij toepassing WSNP boekt de woningcorporatie doorgaans het openstaande bedrag gelijk af, gezien de geringe kans op betaling. Input: Geregistreerde soort uitzondering Output: Betaling of afboeking (BusinessProcess) Bewaken uitzonderingen Het aantal dagen voor de prolongatie waarop het pre-notificeren van contracttanten uitgevoerd wordt (BusinessEvent) # dagen voor de prolongatie Betaald hebben voor de 1e van de maand (BusinessEvent) Achterstand betaling Het verzoek van de contractant met een betalingsachterstand om met de woningcorporatie een betalingsregeling overeen te komen ten einde de achterstand weer te kunnen inlopen. (BusinessEvent) Verzoek betalingsregeling Contractant waarvoor het (vermoeden of) een concrete aanleiding bekend is van een te verwachten achterstand bij de te verzenden factuur (BusinessService) Geprenotificeerde contractant De regeling die contracttant met een betalingsachterstand met de woningcorporatie overeen is gekomen waarin afspraken zijn gemaakt over het aantal termijnen waarop de vorderingen alsnog door contractant zullen worden voldaan. (BusinessService) Betalingsregeling Woningcorporaties trachten betaalachterstanden van klanten maximaal te voorkomen. Indien er toch een betaalachterstand ontstaat, worden inspanningen gepleegd om de achterstand in te lopen (BusinessService) Voorkomen/beperken betaalachterstand Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder (BusinessService) Overdrachtsdossier deurwaarder Saneringen waarbij een deel van de vordering wordt kwijtgescholden (BusinessEvent) Uitzondering incasso De betaling van een debiteur van een openstaande vordering (BusinessService) Inkomende betaling AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship Incasseren vorderingen realiseert: Incasso (RealizationRelationship) Realiseert RealizationRelationship AccessRelationship W AccessRelationship W AccessRelationship W AccessRelationship W AssociationRelationship RealizationRelationship AccessRelationship W TriggeringRelationship AccessRelationship W RealizationRelationship AccessRelationship W TriggeringRelationship TriggeringRelationship AccessRelationship W TriggeringRelationship AccessRelationship W RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 29-01-2021 14:50:15 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 29-01-2021 14:50:15 CET


Lijst van vormen in deze view
Lijst van verbindingslijnen in deze view


Klik hier om terug te keren naar de viewpagina.

Overgenomen van "https://www.wikixl.nl/wiki/cora/index.php?title=DisplayArchiMateViewDetails&oldid=323"