Prestatiemeting

CORA methodiek van prestatie-indicatoren

Prestatie-indicatoren vormen een essentieel onderdeel van CORA. Het past volledig in de gedachte van referentiearchitectuur om een methodiek te ontwikkelen om generieke prestatie-indicatoren te definiëren die voor woningcorporaties een handig hulpmiddel zijn. Tegelijkertijd worden de prestaties van woningcorporaties beter vergelijkbaar door identieke indicatoren te gebruiken.

In CORA 3 zijn de indicatoren voortkomend uit de bedrijfsprocessen 'Verhuren eenheden' en 'Verkopen eenheden' voor het eerst uitgewerkt, om zodoende voor een overzichtelijke set indicatoren de methodiek te ontwikkelen waarlangs alle CORA-indicatoren zullen worden uitgewerkt. In de wiki zullen ze geleidelijk aan worden toegevoegd gekoppeld aan het uitwerken van de referentieprocessen. Als eerste zullen binnenkort de indicatoren voor de bedrijfsprocessen Úitvoeren reparatieonderoud' en 'incasseren vorderingen' worden toegevoegd.

Figuur 1: Terminologie kengetal en indicator


Binnen CORA wordt de term ‘kengetal’ gereserveerd voor een enkelvoudige waarde of getal terwijl de term ‘indicator’ wordt gebruikt voor eventueel samengestelde waarde. Daarmee wijkt CORA af van veel gangbare definities van kengetallen en indicatoren. In veel vakliteratuur wordt de term ‘kengetal’ juist veel gebruikt om een verhoudingsgetal aan te duiden, opgebouwd uit meerdere indicatoren. De reden om hier voor te kiezen is besloten in de methodiek. Het eerste principe van CORA is dat er gestart moet worden bij de doelstellingen van de organisatie. Dat gebeurt ook bij het definiëren van de indicatoren. In de methodiek wordt hiervoor een opbouw gekozen die nauw aansluit bij de opbouw van de balanced-scorecard. Die opbouw loopt (top-down) van doelstellingen, naar kritische succesfactoren en (kritische) prestatie-indicatoren. Zouden we de veelgebruikte toepassing van de termen voor kengetallen en indicatoren volgen, dan zou dat leiden tot een laag ‘kengetallen’ tussen (kritische) prestatie-indicatoren en indicatoren in (zie figuur 1). Dat is onlogisch en daarmee verwarrend. Om die verwarring te vermijden heeft CORA gekozen voor een begrippenkader waarin (samengestelde) indicatoren zijn opgebouwd uit een of meer enkelvoudige kengetallen.


Methodiek

Uitgangspunt voor de methodiek is dat deze zo veel mogelijk gebruik moet maken van de bestaande elementen van CORA en dat alle andere nog te beschrijven indicatoren volgens dezelfde methodiek moeten kunnen worden ontleed. De methodiek is generiek toepasbaar voor alle indicatoren, die zijn gebaseerd op vastgelegde gegevens.

Een illustratie van de gebruikte methodiek is te zien in figuur 2.

Figuur 2: CORA methodiek voor het beschrijven van kengetallen


Ankers binnen CORA

Woningcorporatiedoelstellingen moeten altijd het uitgangspunt vormen bij het bepalen van indicatoren. Dit uitgangspunt is ook leidend voor de methodiek van het beschrijven van kengetallen en indicatoren. Dit uitgangspunt is echter niet concreet ingevuld omdat CORA geen referentiearchitectuur ontwikkeld heeft voor bedrijfsdoelstellingen. Wel zijn de CORA- principes leidend maar bieden ze nog niet de noodzakelijke ankermogelijkheden voor de kengetallen.

CORA beschikt wél over andere ankerpunten voor de indicatoren: er is een architectuur ontwikkeld voor de bedrijfsprocessen van woningcorporaties. Van dat procesmodel wordt gebruik gemaakt: de indicatoren zijn verbonden aan de CORA-processen. Consequentie daarvan is dat benoemde indicatoren betrekking hebben op procesperformance. Het niveau wordt dan al snel tactisch. Tevens is er een relatie met ‘zaaktypencatalogus’. Zaken en Zaaktypen vormen een beter aanknopingspunt voor een verankering dan processtappen. In de uitwerking van het model is rekening gehouden met een koppeling aan de zaaktypen.

Ook op een ander punt wordt gebruik gemaakt van bestaand materiaal binnen CORA: de indicatoren worden opgebouwd met behulp van de CORA-gegevensdefinities. Niet alle benodigde gegevens hebben al een definitie binnen CORA.

Via processen, zaaktypen en gegevensdefinities zijn de indicatoren stevig vastgeklonken in het bestaande CORA-raamwerk.


Indicatoren

Een indicator is een meetbaar verhoudingsgetal (of meetbare waarde) gebaseerd op metingen uit het verleden dat een signalerende functie heeft en aanwijzing geeft over de mate van kwaliteit, prestatie en ontwikkeling. Binnen CORA zijn de termen ‘indicator’ en ‘prestatie-indicator’ synoniem. Binnen CORA worden geen KPI’s (kritische prestatie-indicatoren) beschreven. Wat kritisch is, hangt af van specifieke organisatiedoelstellingen en valt daarmee buiten de scope van CORA.

Indicatoren zijn samengesteld: ze zijn opgebouwd uit één of meer kengetallen volgens een formule. Zo is de indicator Bezettingsgraad samengesteld uit de kengetallen Aantal verhuurde kalenderdagen (A) en Aantal verhuurbare kalenderdagen (B) volgens de formule A / B *100%.

Indien indicatoren zijn gekoppeld aan bedrijfsprocessen, dan spreken we over proces-indicatoren. Indien indicatoren zijn gekoppeld aan te leveren diensten, dan spreken we over resultaat-indicatoren.

Figuur 3: Motivatie onderscheid proces- en resultaat-indicatoren


Kengetallen

Een kengetal is een getal dat is uitgedrukt in geld of in fysieke eenheden en dat de toestand van of de ontwikkeling op een bepaald beleidsterrein weergeeft. Kengetallen zijn binnen CORA altijd enkelvoudig en niet samengesteld.


Bedrijfsregels, rekenregels en rekenfactoren

Een kengetal is een aggregatie van een object uit de CORA-gegevensdomeinen.

Het soort aggregatie wordt uitgedrukt in een rekenregel, bijvoorbeeld een som, een aantal, een gemiddelde. Voorbeelden van rekenregels zijn: Aantal eenheden of Gemiddelde netto huur.

Alle bovenstaande voorbeelden zijn voorbeelden van enkelvoudige aggregatie: er is slechts één (soort) waarde betrokken. In een aantal gevallen is dat echter niet genoeg. Om bijvoorbeeld de huurderving te berekenen is het niet voldoende om eerst een kengetal te maken van het Aantal leegstandsdagen (van alle eenheden) en een kengetal van de Daghuur over alle eenheden en deze twee kengetallen op elkaar te delen — eerst moet de derving per eenheid berekend worden en pas dan kan er worden geaggregeerd tot een kengetal. Rekenfactoren maken het mogelijk om op die wijze te werken. Een uitwerking daarvan staat bijvoorbeeld in Huurdervingpercentage op basis van bruto huur.

De selectie die wordt gemaakt, wordt bepaald door de bedrijfsregels. Een voorbeeld: voor het kengetal Aantal woningen wordt gebruik gemaakt van de rekenregel Aantal eenheden en de bedrijfsregels Eenheid is van het type wooneenheid en Eenheid is in exploitatie op de peildatum.


Dimensies

Iedere indicator kan worden uitgedrukt in één of meer dimensies. Een dimensie maakt een uitsplitsing van een indicator mogelijk van een totaalniveau naar een lager aggregatieniveau. Het uitdrukken van een indicator per iets kan altijd. Zo kan de indicator Vertrekmutatiegraad bijvoorbeeld worden uitgedrukt in de dimensies Complex, Contractvorm of doelgroep.

Een dimensie is alles wat achter dat per hoort. Zo kan het aantal woningen worden uitgedrukt: • Per complex • Per buurt • Per woningtype • Enzovoort

Complex, buurt en woningtype zijn dan de dimensies waartegen de indicator Aantal woningen kan worden afgezet.


Modulaire opbouw

De methodiek is modulair opgebouwd. De kengetallen die worden gebruikt voor een bepaalde indicator, kunnen ook worden gebruikt voor andere indicatoren. Zo wordt het kengetal Opbrengst verkochte eenheden in verschillende indicatoren gebruikt. Ook bedrijfsregels en rekenregels kunnen worden hergebruikt. De rekenregel Aantal eenheden en de bedrijfsregel Eenheid is in exploitatie worden gebruikt voor verschillende indicatoren.

De modulaire opbouw heeft zowel voordelen binnen de referentiearchitectuur als in de concrete toepassing bij woningcorporaties.

Binnen de architectuur zorgt de modulaire opbouw voor consistentie. Er wordt bijvoorbeeld eenmalig in een bedrijfsregel vastgelegd wanneer een eenheid in exploitatie is. Die bedrijfsregel kan vervolgens binnen diverse kengetallen worden gebruikt. En in al die gevallen werkt de bedrijfsregel precies hetzelfde. Ook kengetallen kunnen worden hergebruikt. Zo zal het kengetal Aantal woningen als noemer fungeren in een groot aantal indicatoren. Doordat de definitie van het kengetal steeds gelijk is, wordt ook hier consistentie afgedwongen.

Als referentiearchitectuur in concrete toepassing bij woningcorporaties heeft de modulaire opbouw ook een groot voordeel. Individuele woningcorporaties kunnen besluiten aan te haken bij de definities van de kengetallen van CORA en met deze kengetallen hun eigen indicatoren te maken. Doordat onderliggende kengetallen gelijk zijn, wordt de implementatie eenvoudiger en blijft de mogelijkheid bestaan om kengetallen met elkaar te vergelijken. Ook kunnen woningcorporaties de complete indicatoren overnemen en deze eventueel uitbreiden met hun eigen indicatoren.


Conventies beschrijving prestatie-indicatoren

Prestatie-indicatoren bestaan uit kengetallen waarmee berekeningen worden uitgevoerd waarbij bedrijfsregels van toepassing zijn. De beschrijving van de indicatoren is als volgt opgebouwd:


Tabel 1: Conventies beschrijving indicatoren

Beschrijving De bedrijfskundige omschrijving van de indicator
Formule De berekening van de indicator die met de kengetallen wordt uitgevoerd
Kengetallen De beschrijving van de kengetallen
Bedrijfsregel De beschrijving van de bedrijfsregel(s) die voor het betreffende kengetal van toepassing is/zijn
Rekenregel De rekenregel die voor betreffende kengetal van toepassing is
Proces Verwijzing naar het (CORA-)proces waarop de indicator betrekking heeft.
Zaaktype Verwijzing naar het (CORA-)zaaktype of de zaak waarop de indicator betrekking heeft. Waar mogelijk is dit gedaan.


Dimensies

Iedere indicator kan worden uitgedrukt in één of meer dimensies. Een dimensie maakt een uitsplitsing van een indicator mogelijk van een totaalniveau naar een lager aggregatieniveau. Het uitdrukken van een indicator per iets kan altijd. Een dimensie is alles wat achter dat per hoort. Zo kan het aantal woningen worden uitgedrukt:

  • Per complex
  • Per buurt
  • Per woningtype
  • Enzovoort


Complex, buurt en woningtype zijn dan de dimensies waartegen de indicator Aantal woningen kan worden afgezet.


Dimensies binnen CORA

Het is wenselijk om de dimensies binnen CORA vast te stellen. Dimensies zijn ook gegevens die een eigen gegevensdefinitie nodig hebben voor een gebruik binnen de referentiearchitectuur. Beste voorbeeld daarvan is dimensie DAEB/niet-DAEB. Het zou goed zijn als alle woningcorporaties daarvoor eenzelfde definitie zouden gebruiken en het is belangrijk om te weten waar van de standaarddefinitie wordt afgeweken. Daarnaast zijn de indicatoren en de bijbehorende dimensies slechts dan eenduidig implementeerbaar, wanneer ook de dimensies zijn opgenomen in het CORA-gegevensmodel. Gebeurt dat niet, dan kunnen bij een concrete implementatie nog steeds grote verschillen in betekenis ontstaan.


Voorbeelden van dimensies per indicator

In CORA 3.0 is een poging gedaan om de dimensies per indicator te benoemen. De lijst is niet uitputtend, maar geeft wel richting. In de tabel 3 staan in de rijen de indicatoren die in deze versie zijn benoemd. In de kolommen staan de dimensies. Wanneer een bepaalde dimensie relevant is voor de indicator dan is dat aangegeven met een kruisje (X).


Tabel 3: Overzicht relevante dimensie(s) [kolom] voor voor betreffende indicator [rij]

Complex/cluster Wijk/buurt Contractvorm Daeb/Niet-Daeb Doelgroep Gebruiksfunctie Reden leegstand Type eenheid
Bezettingsgraad huureenheden X X X X X X X
Gemiddeld aantal leegstandsdagen van leegstaande eenheden X X X X X X X X
Afnamesnelheid van leegstand X X X X X X X X
Huurdervingspercentage o.b.v. bruto (of netto) huur X X X X X X X X
Aantal leegstandsdagen X X X X X X X X
Vestigingsmutatiegraad X X X X X X X
Vertrekmutatiegraad X X X X X X X
Aantal verkopen bestaand bezit X X X X X
Aantal verkopen nieuwbouw X X X X
Opbrengst (of resultaat) verkoop bestaand bezit X X X X X
Bedrag verkoop nieuwbouw X X X X
Gemiddelde verkoopopbrengst t.o.v. WOZ-waarde X X X X X
Aantal terugkopen X X X X
Bedrag terugkoopkosten X X X X
Gemiddelde verkoopopbrengst t.o.v. taxatiewaarde X X X X X
Gemiddelde terugkoopkosten t.o.v. taxatiewaarde X X X X X X X X


Ontbrekende gegevensdefinities CORA

Bij de uitwerking van de kengetallen is zo veel mogelijk voortgebouwd op de bestaande gegevensdefinities in CORA. Voor een aantal kengetallen zijn echter gegevensdefinities nodig die nog niet voorkomen binnen CORA. In tabel 4 zijn alle objecten vermeld die in CORA (nog) niet gedefinieerd zijn.

Tabel 4: Overzicht van gebruikte objecten die nog niet zijn gedeffinieerd door CORA

Object Gegevensdomein
In exploitatie Vastgoed
Uit exploitatie Vastgoed
Te ontvangen netto huur opbrengst Onbekend
Datum in exploitatie Vastgoed
Netto aanbiedhuur Overeenkomst
Datum uit exploitatie Vastgoed
Reden uit exploitatie Vastgoed
Datum notarieel transport Overeenkomst
Contractvorm Overeenkomst
Meetperiode Onbekend
Projectfase Project
Verkoopkosten Overeenkomst
Koopsom Overeenkomst
Actuele WOZ-waarde Vastgoed
Terugkoopplicht Overeenkomst
Aankoopkosten Overeenkomst
Gevalideerde taxatiewaarde Vastgoed
Daeb/Niet-Daeb Onbekend
Lopende overeenkomst Overeenkomst
Doelgroep Vastgoed
(Lopende) leegstandsperiode Overeenkomst
Leegstandsreden Overeenkomst
Soort administratieve eenheid Vastgoed
Geconsolideerde balans Onbekend
Activawaarde Onbekend
Terugkoop Onbekend
Aankoop Onbekend


Logo CORA.jpg