Coördineren project planmatig onderhoud

Bedrijfsproces

Bekijken met Legenda link=ERROR: Incorrect usage of parserfunction {{#displayArchiMateViewURL|view=<myViewName>}}. Missing mandatory parameter "view".
 
In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote) Proces Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd (BusinessProcess) Coördineren project planmatig onderhoud Voorbereiden Planmatig Onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om vanuit de jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle planmatig onderhoudsprojecten te komen tot de start van een separaat project. Lang niet alle corporaties werken met een startnotitie voor planmatig onderhoudsprojecten. Het werkproces Voorbereiden planmatig onderhoud zou gemakkelijk overgeslagen kunnen worden, omdat planmatig onderhoud voorspelbaar en gepland is in de vastgestelde (M)JOB. In principe vragen daardoor alleen afwijkingen van deze begroting om een tussentijds akkoord, bijvoorbeeld wanneer er gedurende het jaar planmatig onderhoud nodig blijkt dat niet in de jaarbegroting is opgenomen of wanneer offertes veel hoger uitvallen dan de begroting. In een dergelijk geval is het doorlopen van het besluitvormingsproces conform de procuratie wel noodzakelijk. Daarom is dit werkproces als optioneel opgenomen. (BusinessProcess) Voorbereiden planmatig onderhoud Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. (BusinessProcess) Regisseren planmatig onderhoud Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting. (BusinessProcess) Bewaking projectfinanciën Procesboek: Vastgestelde JOB (BusinessEvent) JOB vastgesteld BusinessEvent Projectbesluit genomen BusinessEvent Projectbesluit genomen BusinessEvent Projectbesluit gerealiseerd BusinessEvent Project-financiën geactualiseerd In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's Bedrag van de werkelijke kosten als percentage van de totale jaarbegroting. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. Opmerking: Niet van toepassing niet indien gewerkt wordt conform Resultaat Gericht Samenwerken. (Value) Werkelijke projectkosten versus jaarbegroting De gemiddelde klanttevredenheid over de uitgevoerde projecten (Value) Klanttevredenheid uitgevoerde projecten In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse. (Assessment) Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbestedi- ng en opdrachtverstrekki- ng In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Planmatig onderhoud heeft betrekking op al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten (BusinessService) Gecoördineerd planmatig onderhoud BusinessService Planmatig onderhoud technisch gereed BusinessService Projectbesluit PO BusinessService Bewaakte projectfinanciën In deze baan staan de proces kPi's (ArchiMateNote) Proces KPI's Uitvoeren planmatig onderhoud realiseert: Uitgevoerd Planmatig Onderhoud (RealizationRelationship) Realiseert RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 26-02-2024 11:53:52 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 11:53:52 CET


Legenda




   
   

   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

Coördineren project planmatig onderhoud

Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Elementen

  • Bewaakte projectfinanciën (Bedrijfsservice)
  • Bewaking projectfinanciën (Werkproces, Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting.)
  • Coördineren project planmatig onderhoud (Bedrijfsproces, Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd)
  • Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking (Risico, Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse.)
  • Gecoördineerd planmatig onderhoud (Dienst, Planmatig onderhoud heeft betrekking op al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten)
  • JOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde JOB)
  • Klanttevredenheid uitgevoerde projecten (Resultaat-indicator, De gemiddelde klanttevredenheid over de uitgevoerde projecten)
  • Planmatig onderhoud technisch gereed (Bedrijfsservice)
  • Project-financiën geactualiseerd (Gebeurtenis)
  • Projectbesluit PO (Bedrijfsservice)
  • Projectbesluit genomen (Gebeurtenis)
  • Projectbesluit gerealiseerd (Gebeurtenis)
  • Regisseren planmatig onderhoud (Werkproces, Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB.)
  • Voorbereiden planmatig onderhoud (Werkproces, Voorbereiden Planmatig Onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om vanuit de jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle planmatig onderhoudsprojecten te komen tot de start van een separaat project. Lang niet alle corporaties werken met een startnotitie voor planmatig onderhoudsprojecten. Het werkproces Voorbereiden planmatig onderhoud zou gemakkelijk overgeslagen kunnen worden, omdat planmatig onderhoud voorspelbaar en gepland is in de vastgestelde (M)JOB. In principe vragen daardoor alleen afwijkingen van deze begroting om een tussentijds akkoord, bijvoorbeeld wanneer er gedurende het jaar planmatig onderhoud nodig blijkt dat niet in de jaarbegroting is opgenomen of wanneer offertes veel hoger uitvallen dan de begroting. In een dergelijk geval is het doorlopen van het besluitvormingsproces conform de procuratie wel noodzakelijk. Daarom is dit werkproces als optioneel opgenomen.)
  • Werkelijke projectkosten versus jaarbegroting (Resultaat-indicator, Bedrag van de werkelijke kosten als percentage van de totale jaarbegroting. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. Opmerking: Niet van toepassing niet indien gewerkt wordt conform Resultaat Gericht Samenwerken.)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd (BusinessProcess) Coördineren project planmatig onderhoud Vastgoedonderhoud zijn de (in opdracht van de woningcorporatie) te verrichten werkzaamheden aan het vastgoed inclusief het verhelpen van storingen aan installaties met als doel om betreffend vastgoed technisch op peil te houden. (Product) Vastgoedonde- rhoud De doelstelling van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud' is om de uitvoering van afzonderlijke planmatig onderhoudsprojecten (conform de MJOB en de jaarplanning c.q. begroting) te coördineren, ten behoeve van het kosteneffectief behalen van de gewenste kwaliteit van het bezit. Uitgangspunten voor dit proces Het proces Opstellen Meer Jaren Onderhoudsbegroting (MJOB) vormt de input voor dit proces. Uit de MJOB volgt een jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle uit te voeren projecten. Voorliggend proces betreft de coördinatie van één planmatig onderhoudsproject. De uitvoeringswerkzaamheden van het project zijn in deze procesketen niet meegenomen, ervan uitgaande dat de uitvoering altijd door externe partijen gebeurt. Echter dient planmatig onderhoud wel vanuit de corporatie gecoördineerd te worden, wat heeft geleid tot het opstellen van voorliggende procesketen. Selectie externe partij Voor de uitvoering van het planmatig onderhoud wordt een externe partij geselecteerd via het generieke inkoopproces. Er zijn meerdere varianten mogelijk, afhankelijk van het inkoopbeleid van de betreffende woningcorporatie: Enkelvoudig aanbesteden; Meervoudig aanbesteden; Opvragen van een kostencalculatie binnen een bestaande raamovereenkomst. Resultaat Gericht Samenwerken Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich allemaal op net even een ander niveau in het groeimodel, wat uiteenlopende hybride varianten van RGS oplevert. In de procesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie Bij Planmatig Onderhoud spreken sommige corporaties over ‘projecten’ en andere over ‘werken’. In deze procesbeschrijving hanteren we de benaming ‘project’. (BusinessInteraction) Coördineren planmatig onderhoud Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting. (BusinessProcess) Bewaking projectfinancië- n Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse. (Assessment) Fraude of onrechtmatigh- eden bij inkoop/aanbes- teding en opdrachtverstr- ekking De bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. Met andere woorden: deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie (Grouping) Primair De verzameling van planmatig onderhoudsprocessen waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties stellen jaarlijks een meerjaren onderhoud begroting (MJOB) op voor het onderhouden van de gehele vastgoedportefeuille. Voor het gesplitst vastgoed (gemengde complexen) doet zij dat primair alleen voor de onderdelen waarvan de woningcorporatie zelf eigenaar is. Voor de delen waarvoor de VvE verantwoordelijk is, laat de VvE zelf een meerjaren onderhoud begroting opstellen. De VvE kan besluiten om de MJOB door de woningcorporatie op te laten stellen maar kan dat ook elders inkopen. Om de technische staat van het vastgoed en de installaties te kunnen beoordelen wordt periodiek een conditiemeting uitgevoerd, maar wordt ook naar het aantal en de aard van de onderhoudsverzoeken gekeken. Ze geven goed inzicht welke onderdelen planmatig onderhouden moeten worden. De eerste jaarschijf van de MJOB vormt doorgaans de Jaar Onderhoud Begroting (JOB) en vormt het uitvoeringsprogramma voor het eerstvolgende kalenderjaar. In CORA vormt dit de procesketen 'Meerjaren onderhoud begroting en conditiemeting'. Zodra de JOB is vastgesteld kunnen formeel de voorbereidingen van de voorgenomen projecten van start gaan. Ieder project moet aanbesteed worden en soms moeten bewoners tijdelijk naar een wisselwoning. Maar de meeste planmatig onderhoudsprojecten worden in bewoonde staat uitgevoerd. De coördinatie van alle werkzaamheden vormt de spil van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud'. (BusinessInteraction) Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. (BusinessProcess) Regisseren planmatig onderhoud Het zorgdragen van de realisatie van geplande onderhoudswerkzaamheden aan het vastgoed van de woningcorporatie binnen de vooraf gestelde kaders. (BusinessFunction) Coördinatie planmatig onderhoud Voorbereiden Planmatig Onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om vanuit de jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle planmatig onderhoudsprojecten te komen tot de start van een separaat project. Lang niet alle corporaties werken met een startnotitie voor planmatig onderhoudsprojecten. Het werkproces Voorbereiden planmatig onderhoud zou gemakkelijk overgeslagen kunnen worden, omdat planmatig onderhoud voorspelbaar en gepland is in de vastgestelde (M)JOB. In principe vragen daardoor alleen afwijkingen van deze begroting om een tussentijds akkoord, bijvoorbeeld wanneer er gedurende het jaar planmatig onderhoud nodig blijkt dat niet in de jaarbegroting is opgenomen of wanneer offertes veel hoger uitvallen dan de begroting. In een dergelijk geval is het doorlopen van het besluitvormingsproces conform de procuratie wel noodzakelijk. Daarom is dit werkproces als optioneel opgenomen. (BusinessProcess) Voorbereiden planmatig onderhoud Planmatig onderhoud heeft betrekking op al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten (BusinessService) Gecoördineer- d planmatig onderhoud AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship Uitvoeren planmatig onderhoud realiseert: Uitgevoerd Planmatig Onderhoud (RealizationRelationship) Realiseert Deze svg is op 26-02-2024 11:53:53 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 11:53:53 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 17:05.