Coördineren project planmatig onderhoud
Bedrijfsproces
Kennismodel
Type: Bedrijfsproces
Soort: Primair
ArchiMate
- Elementtype
- BusinessProcess
- Element-id
- Id-fb224725-573b-8dd1-0cc0-57d4ff139a0c
- ArchiMate-model
- CORA 4.3
- Bron
- CORA 4.0
Coördineren project planmatig onderhoud
Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd
Toelichting figuur
- Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
- De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.
Elementen
- Bewaakte projectfinanciën (Bedrijfsservice)
- Bewaking projectfinanciën (Werkproces, Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting.)
- Coördineren project planmatig onderhoud (Bedrijfsproces, Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd)
- Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking (Risico, Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse.)
- Gecoördineerd planmatig onderhoud (Dienst, Planmatig onderhoud heeft betrekking op al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten)
- JOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde JOB)
- Klanttevredenheid uitgevoerde projecten (Resultaat-indicator, De gemiddelde klanttevredenheid over de uitgevoerde projecten)
- Planmatig onderhoud technisch gereed (Bedrijfsservice)
- Project-financiën geactualiseerd (Gebeurtenis)
- Projectbesluit PO (Bedrijfsservice)
- Projectbesluit genomen (Gebeurtenis)
- Projectbesluit gerealiseerd (Gebeurtenis)
- Regisseren planmatig onderhoud (Werkproces, Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB.)
- Voorbereiden planmatig onderhoud (Werkproces, Voorbereiden Planmatig Onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om vanuit de jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle planmatig onderhoudsprojecten te komen tot de start van een separaat project. Lang niet alle corporaties werken met een startnotitie voor planmatig onderhoudsprojecten. Het werkproces Voorbereiden planmatig onderhoud zou gemakkelijk overgeslagen kunnen worden, omdat planmatig onderhoud voorspelbaar en gepland is in de vastgestelde (M)JOB. In principe vragen daardoor alleen afwijkingen van deze begroting om een tussentijds akkoord, bijvoorbeeld wanneer er gedurende het jaar planmatig onderhoud nodig blijkt dat niet in de jaarbegroting is opgenomen of wanneer offertes veel hoger uitvallen dan de begroting. In een dergelijk geval is het doorlopen van het besluitvormingsproces conform de procuratie wel noodzakelijk. Daarom is dit werkproces als optioneel opgenomen.)
- Werkelijke projectkosten versus jaarbegroting (Resultaat-indicator, Bedrag van de werkelijke kosten als percentage van de totale jaarbegroting. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. Opmerking: Niet van toepassing niet indien gewerkt wordt conform Resultaat Gericht Samenwerken.)
Gerelateerde views
- 042 Coördineren project Planmatig onderhoud (Bedrijfsproces)
- Bedrijfsfunctiemodel met processen en diensten
- Bedrijfsprocessen
- Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB (Stuurscenario)
- Procesmodel incl werkprocessen
- Producten en bedrijfsprocessen
Relaties
- Coördineren project planmatig onderhoud is gerelateerd aan Vastgoedonderhoud (AssociationRelationship)
- Coördineren project planmatig onderhoud aggregeert Bewaking projectfinanciën (AggregationRelationship)
- Coördineren project planmatig onderhoud aggregeert Regisseren planmatig onderhoud (AggregationRelationship)
- Coördineren project planmatig onderhoud aggregeert Voorbereiden planmatig onderhoud (AggregationRelationship)
- Coördineren project planmatig onderhoud realiseert Gecoördineerd planmatig onderhoud (RealizationRelationship)
- Coördineren planmatig onderhoud aggregeert Coördineren project planmatig onderhoud (AggregationRelationship)
- Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking is gerelateerd aan Coördineren project planmatig onderhoud (AssociationRelationship)
- Primair aggregeert Coördineren project planmatig onderhoud (AggregationRelationship)
- Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB aggregeert Coördineren project planmatig onderhoud (AggregationRelationship)
- Coördinatie planmatig onderhoud aggregeert Coördineren project planmatig onderhoud (AggregationRelationship)