CORA en VERA online

Regisseren planmatig onderhoud

Werkproces

CORA 4.3
Bekijken met Legenda link=ERROR: Incorrect usage of parserfunction {{#displayArchiMateViewURL|view=<myViewName>}}. Missing mandatory parameter "view".
 
In deze baan worden de belangrijkste (proces/resultaat) kPi's gemodelleerd (ArchiMateNote) KPI's Percentage kosten meer/minderwerk t.o.v. aangegane verplichting. (Value) % kosten Meer/minderwerk Percentage van projecten die binnen planning lopen ten opzichte van het totaal van projecten. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. (Value) Gehaalde planning Aantal nog te herstellen punten bij de vooroplevering per project. (Value) Aantal opleverpunten vooroplevering Aantal openstaande punten bij de eindoplevering per project. (Value) Aantal opleverpunten eindoplevering In deze baan worden de processen gemodelleerd (ArchiMateNote) Proces BusinessEvent Projectbesluit genomen Procesboek: Vastgestelde JOB (BusinessEvent) JOB vastgesteld Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. (BusinessProcess) Regisseren planmatig onderhoud Op basis van de taakstellende MJOB en eventueel de startnotitie wordt beoordeeld welke werkzaamheden onderdeel uitmaken van het onderhoudsproject en wat er exact dient te gebeuren. Hierbij wordt optioneel een Veiligheid & Gezondheidsplan opgesteld, bijvoorbeeld wanneer er (vermoeden van) asbest is. Ook dienen zaken voor bewoners opgenomen te worden, zoals het aanbieden van een rust- of wisselwoning, tijdelijke (sanitaire) voorzieningen elders etc. Input: Startnotitie/Jaarplanning Output: Overzicht uit te voeren werkzaamheden, Optioneel Veiligheid & Gezondheidsplan Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS wordt door de ketenpartner de werkomschrijving opgesteld, soms al in het MJOB-proces, soms tegelijkertijd met een kostencalculatie. (BusinessProcess) Beoordelen uit te voeren werkzaamheden Plan alle werkzaamheden en stem daarbij af met alle betrokkenen (uitvoerenden, bewonerscommissie, corporatiemedewerkers van verschillende afdelingen). Informeer de bewoners volgens het opgestelde communicatieplan, conform Informeren Huurders. Communiceer ook intern, bijvoorbeeld over hoe tijdens de uitvoering van het planmatig onderhoud om te gaan met reparatieonderhoud. Input: Verstrekte opdracht Output: Planning Inspiratie: Deze planning kan tevens gebruikt worden voor de bewaking van de totale kasstromen: Op basis van de volledige projectplanning van al het planmatig onderhoud is intern zichtbaar wanneer welke facturen verwacht kunnen worden. Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de planning maakt. (BusinessProcess) Plannen Coördineer en controleer waar nodig de door de aannemer uitgevoerde warme opname. Bij de warme opname toetst de aannemer op locatie het plan aan de werkelijke situatie per eenheid en per (gedeelte van het) complex, om vast te stellen of de in het plan gedane aannames correct zijn of dat er op basis van de werkelijke situatie nog aanpassingen aan het plan nodig zijn. Input: Planning Output: Gecoördineerde warme opname Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de warme opnames uitvoert en coördineert. Belangrijk in dat geval is om de communicatie met bewoners duidelijk te beleggen. (BusinessProcess) Coördineren warme opnames Bewaak gedurende het gehele project de voortgang en stuur partijen of planning bij waar nodig. De uitvoering hiervan kan door diverse functies gedaan worden, veelal is dit de interne projectleider, maar vaak is ook een opzichter betrokken vanuit het meer ogen principe. Monitor de klanttevredenheid en stuur indien nodig bij door het inzetten van verschillende middelen. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud Output: Bewaakte voortgang (BusinessProcess) Bewaken voortgang Beoordeel meerwerk wanneer de aannemer dit vaststelt. Meerwerk vraagt om beoordeling middels het meer-ogen principe. Input: Geconstateerd meerwerk Output: Gecoördineerd meerwerk (BusinessProcess) Coördineren meerwerk Woon de vooroplevering door de aannemer bij en stel opleverpunten vast. Input: Uitvoering PO Output: Vastgestelde opleverpunten Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal/kan de partner de vooroplevering bijwonen. (BusinessProcess) Bijwonen vooroplevering Ontvang de technische gereed melding door de aannemer. Input: Verwerkte opleverpunten Output: Technisch gereed PO (BusinessProcess) Ontvangen technische gereedmelding Draag het projectdossier over aan de beheerorganisatie. Overdracht is essentieel om vervolgprocessen soepel te laten verlopen. De bewaking hiervan ligt bij de projectleider. Bij overdracht dient in ieder geval gedacht te worden aan: Actualiseren van vastgoedgegevens conform Registreren vastgoed. Actualiseren contractonderhoud. Actualiseren garanties. Doorvoeren uitgevoerde werkzaamheden t.b.v. de MJOB. Input: Technische gereed PO Output: Overgedragen dossier incl. vereiste vastgoeddata voor beheer en onderhoud Door de overdracht zoveel mogelijk te automatiseren krijg je meer grip op de kwaliteit van de overdracht en de volledigheid en tijdigheid ervan. (BusinessProcess) Overdragen Evalueer zaken als: Samenwerking met externe partijen; Evaluatiecyclus met vaste partners; Samenwerking intern; Klanttevredenheid door enerzijds het uitzetten van een bewonersenquête en anderzijds intern de afhandeling van klantvragen c.q. klachten gedurende het proces te evalueren; Opgeleverde kwaliteit. Bij RGS worden de gestelde KPI’s getoetst en wordt de samenwerking met de partner geëvalueerd. Input: Technisch gereed PO Output: Evaluatie (BusinessProcess) Evalueren planmatig onderhoud Bij complexere planmatig onderhoudsprojecten vinden bouwvergaderingen plaats die ook door de corporatie bijgewoond worden. Input: Planning Output: Status update Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal de partner de bouwvergaderingen bijwonen. (BusinessProcess) Bijwonen bouwvergadering Woon de eindoplevering door de aannemer bij en controleer de opleverpunten. Doel hierbij is niet alleen de controle van het opgeleverde werk, maar ook het beheren van de relatie met de aannemer en bewoners. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud + Vastgestelde opleverpunten Output: Verwerkte opleverpunten/ Verslag eindoplevering Inspiratie: Inrichten van tussentijdse keuringen. De output van de opleveringen gebruiken als input voor de MJOB Variant met betrekking tot Onderhoud Naar Wens (ONW) bij planmatige onderhoudswerkzaamheden van keuken, douche of toilet: de oplevering aan de corporatie vervalt en er vindt directe acceptatie plaats tussen aannemer en huurder. Indien er gekozen is voor een RGS aanpak, wordt de oplevering door de partners verzorgd. Wel zal er steekproefsgewijs een controle plaatsvinden ter toetsing. (BusinessProcess) Bijwonen eindoplevering BusinessEvent Projectbesluit gerealiseerd BusinessService Planmatig onderhoud technisch gereed In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond (ArchiMateNote) Informatieobjecten Representation Startnotitie project Representation Werkomschrijving Representation Opdrachtbevestigin- g Representation Planning Representation Bewoners Representation Uitvoerende(n) Representation Communicatie Representation Uitvoeringsplan Warme Opnames Representation Voortgangsrapport- age(s) Representation Besteed budget Representation Bestede uren Representation KPI’s Representation Akkoordverklaring meerwerk Representation Meerwerkopdracht Representation Vergaderstukken bouwvergadering Representation Budget(ten) Representation Verslag vooroplevering Representation Verslag eindoplevering Representation Opdracht(en) Representation Aedes ILS Representation Vastgoedgegevens conform data formats Representation Contract Representation Garantie(s) Representation Evaluatierapport Representation Jaar onderhoudsplannin- g (JOP) In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Er is onvoldoende capaciteit of materiaal om de benodigde werkzaamheden op tijd uit te voeren. Dit kan veroorzaakt worden door niet tijdig contracteren of niet correct plannen. Beheersmaatregelen: Tijdig plannen; Bij opstellen planning de juiste afdelingen betrekken; Voortgang van uitvoerende monitoren; Aansturen uitvoerende; Periodiek voortgangsoverleg, analyseren oorzaak vertraging en bijsturing organiseren. (Assessment) Vertraging in de uitvoering Als gevolg behaalt het project niet de gewenste kwaliteit. Bij Resultaat Gericht Samenwerken is er een risico dat er helemaal geen zicht is op kwaliteit van de oplevering bij projecten waar geen oplevering plaatsvindt. Beheersmaatregelen: Controle kwaliteit door steekproef op het werk; In getekende Procesverbaal van Oplevering zijn alle opleverpunten opgenomen; Meer ogen principe bij oplevering; Opschorten van betaaltermijnen; Prestatieverklaring; Keuringsrapport. (Assessment) De aannemer voert de werkzaamheden niet conform afspraak uit Dit kan komen doordat de strategie en de gewenste onderhoud strategie per complex niet of onvoldoende duidelijk is, of doordat de MJOB niet juist, tijdig en volledig is. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens welke als basis voor de MJOB worden gebruikt, niet actueel, volledig of juist zijn. Beheersmaatregelen: Opstellen Strategisch Voorraadbeleid en/of Complexbeheerplannen; De aanpassingen in de vastgoedadministratie worden op volledigheid, juistheid en tijdigheid periodiek nagezien door degene die verantwoordelijk is voor de datakwaliteit; Rapportages ter controle doorvoering wijzigingen na oplevering projecten; Datakwaliteitscontroles. Rapportages; Automatiseren; Gebruik Aedes ILS. (Assessment) Onderhoudsstrateg- ie niet afgestemd op assetmanagement strategie De huidige versus de gewenste conditie is niet goed vertaald naar de MJOB, bijvoorbeeld doordat er onvoldoende inzicht is in de huidige kwaliteit van het bezit. Beheersmaatregelen Meer ogen principe toepassen; Het aantal complexen in de MJOB vergelijken met de activastaten; De MJOB baseren op het Strategisch Voorraad Beleid. (Assessment) Onvolledige of onjuiste conditiemeting Doordat er onvoldoende inzicht is in de aanwezigheid van asbest, kan dit onverwacht bij de uitvoering van werkzaamheden ontdekt worden en leiden tot onveilige situaties. Andere voorbeelden zijn brandveiligheid of werkomstandigheden (ARBO). Beheersmaatregelen: Bij verdenking aanwezigheid asbest tijdig een inventarisatie laten uitvoeren, eventueel met destructief onderzoek. (Assessment) Onveilige situaties voor klanten en medewerkers Bij het uitvoeren van planmatig onderhoud zijn er veel wetten en regels die nageleefd dienen te worden, zoals de Wet Ketenaansprakelijkheid, het bouwbesluit, de juiste vergunningen, ARBO-richtlijnen etc. Wanneer deze weten en regels wijzigen, kan het voorkomen dat er niet tijdig wordt bijgestuurd en kunnen geplande onderhoudswerkzaamheden in strijd met wet- en regelgeving. Dit kan ook financiële of fiscale gevolgen hebben. Beheersmaatregelen: Een medewerker gaat na, of in de opdrachtverstrekking op de juiste wijze de WKA is toegepast, bewijzen van goed betalingsgedrag periodiek worden ontvangen, of de BTW-verleggingsregeling wordt toegepast en of de te storten bedragen op de G-rekening correct zijn; Eigenaren toewijzen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van wet- en regelgeving; Standaardisatie van opnemen richtlijnen in projectaanpak. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving Bewoners zijn ontevreden over het proces of het resultaat, bijvoorbeeld doordat ze niet of niet tijdig betrokken zijn bij de onderhoudsplannen en -planning. Beheersmaatregelen: Vooraf vaststellen bewonersparticipatie en communicatie; Klanttevredenheidsonderzoek. (Assessment) Ontevreden bewoners In deze baan worden de belangrijkste Applicatieservices getoond (ArchiMateNote) Applicatieservices Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan welke planmatige onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten gaan worden, welke kosten daarvoor berekend mogen worden en binnen welke planning de onderhoudswerkzaamheden gerealiseerd moeten worden. (ApplicationService) Bepaling definitieve order PO Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de kaders (o.a. tijd, budget) waarbinnen beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten gaan worden. (ApplicationService) Bepaling uitvoering order PO Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van bevindingen of de werkzaamheden wel of niet volgens plan zijn uitgevoerd inclusief het registeren en opslaan van eventuele wijzigingsinstructies. (ApplicationService) Aansturing warme opnames Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de voortgang van de realisatie van het planmatig onderhoud conform planning en binnen de vooraf gestelde kaders verloopt. (ApplicationService) Toetsing voortgang realisatie order PO Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er wel of geen meerwerk uitgevoerd moet worden. (ApplicationService) Toetsing meerwerk Geautomatiseerde handelingen gericht op het verstrekken van een onderhoudsorder met een beschrijving welke aanvullende werkzaamheden tegen welk tarief en binnen welke termijn gerealiseerd moeten worden. (ApplicationService) Bestelling meerwerk Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren, wijzigen en opslaan van de notulen/besluiten van een bouwvergadering inclusief metadata. (ApplicationService) Verwerking verslag bouwvergadering Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van (ApplicationService) Verwerking verslag vooroplevering Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de realisatie van het planmatig onderhoud en de manier waarop door leverancier is uitgevoerd. (ApplicationService) Toetsing realisatie order PO Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de bevindingen van een voorinspectie, welke bevindingen de huurder zelf op zal lossen en gecontroleerd zullen worden bij de eindinspectie. (ApplicationService) Verwerking bevindingen vooroplevering Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de bevindingen van een eindinspectie, welke mutatieonderhoudsordertaken daaruit voortkomen en welke kosten bij exhuurder in rekening gebracht moeten worden. (ApplicationService) Verwerking bevindingen eindoplevering Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van (ApplicationService) Verwerking projectdossier Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van de beheerorganisatie dat het projectdossier door de projectorganisatie is overgedragen. (ApplicationService) Notificering projectdossier AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship Deze svg is op 11-04-2024 14:47:10 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 11-04-2024 14:47:10 CEST


Legenda




   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

Kennismodel

Type: Werkproces
Soort: Primair

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-c2b2ada0-8b05-bd25-1efa-fa481df52990
ArchiMate-model
CORA 4.3
Bron
CORA 4.1

Regisseren planmatig onderhoud

Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren.

Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB.

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Elementen

  • % kosten Meer/minderwerk (Resultaat-indicator, Percentage kosten meer/minderwerk t.o.v. aangegane verplichting.)
  • Aansturing warme opnames (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van bevindingen of de werkzaamheden wel of niet volgens plan zijn uitgevoerd inclusief het registeren en opslaan van eventuele wijzigingsinstructies.)
  • Aantal opleverpunten eindoplevering (Proces-indicator, Aantal openstaande punten bij de eindoplevering per project.)
  • Aantal opleverpunten vooroplevering (Proces-indicator, Aantal nog te herstellen punten bij de vooroplevering per project.)
  • Aedes ILS (Informatieobject)
  • Akkoordverklaring meerwerk (Informatieobject)
  • Beoordelen uit te voeren werkzaamheden (Processtap, Op basis van de taakstellende MJOB en eventueel de startnotitie wordt beoordeeld welke werkzaamheden onderdeel uitmaken van het onderhoudsproject en wat er exact dient te gebeuren. Hierbij wordt optioneel een Veiligheid & Gezondheidsplan opgesteld, bijvoorbeeld wanneer er (vermoeden van) asbest is. Ook dienen zaken voor bewoners opgenomen te worden, zoals het aanbieden van een rust- of wisselwoning, tijdelijke (sanitaire) voorzieningen elders etc. Input: Startnotitie/Jaarplanning Output: Overzicht uit te voeren werkzaamheden, Optioneel Veiligheid & Gezondheidsplan Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS wordt door de ketenpartner de werkomschrijving opgesteld, soms al in het MJOB-proces, soms tegelijkertijd met een kostencalculatie.)
  • Bepaling definitieve order PO (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan welke planmatige onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten gaan worden, welke kosten daarvoor berekend mogen worden en binnen welke planning de onderhoudswerkzaamheden gerealiseerd moeten worden.)
  • Bepaling uitvoering order PO (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de kaders (o.a. tijd, budget) waarbinnen beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten gaan worden.)
  • Bestede uren (Informatieobject)
  • Besteed budget (Informatieobject)
  • Bestelling meerwerk (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het verstrekken van een onderhoudsorder met een beschrijving welke aanvullende werkzaamheden tegen welk tarief en binnen welke termijn gerealiseerd moeten worden.)
  • Bewaken voortgang (Processtap, Bewaak gedurende het gehele project de voortgang en stuur partijen of planning bij waar nodig. De uitvoering hiervan kan door diverse functies gedaan worden, veelal is dit de interne projectleider, maar vaak is ook een opzichter betrokken vanuit het meer ogen principe. Monitor de klanttevredenheid en stuur indien nodig bij door het inzetten van verschillende middelen. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud Output: Bewaakte voortgang)
  • Bewoners (Informatieobject)
  • Bijwonen bouwvergadering (Processtap, Bij complexere planmatig onderhoudsprojecten vinden bouwvergaderingen plaats die ook door de corporatie bijgewoond worden. Input: Planning Output: Status update Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal de partner de bouwvergaderingen bijwonen.)
  • Bijwonen eindoplevering (Processtap, Woon de eindoplevering door de aannemer bij en controleer de opleverpunten. Doel hierbij is niet alleen de controle van het opgeleverde werk, maar ook het beheren van de relatie met de aannemer en bewoners. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud + Vastgestelde opleverpunten Output: Verwerkte opleverpunten/ Verslag eindoplevering Inspiratie: Inrichten van tussentijdse keuringen. De output van de opleveringen gebruiken als input voor de MJOB Variant met betrekking tot Onderhoud Naar Wens (ONW) bij planmatige onderhoudswerkzaamheden van keuken, douche of toilet: de oplevering aan de corporatie vervalt en er vindt directe acceptatie plaats tussen aannemer en huurder. Indien er gekozen is voor een RGS aanpak, wordt de oplevering door de partners verzorgd. Wel zal er steekproefsgewijs een controle plaatsvinden ter toetsing.)
  • Bijwonen vooroplevering (Processtap, Woon de vooroplevering door de aannemer bij en stel opleverpunten vast. Input: Uitvoering PO Output: Vastgestelde opleverpunten Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal/kan de partner de vooroplevering bijwonen.)
  • Budget(ten) (Informatieobject)
  • Communicatie (Informatieobject)
  • Contract (Informatieobject)
  • Coördineren meerwerk (Processtap, Beoordeel meerwerk wanneer de aannemer dit vaststelt. Meerwerk vraagt om beoordeling middels het meer-ogen principe. Input: Geconstateerd meerwerk Output: Gecoördineerd meerwerk)
  • Coördineren warme opnames (Processtap, Coördineer en controleer waar nodig de door de aannemer uitgevoerde warme opname. Bij de warme opname toetst de aannemer op locatie het plan aan de werkelijke situatie per eenheid en per (gedeelte van het) complex, om vast te stellen of de in het plan gedane aannames correct zijn of dat er op basis van de werkelijke situatie nog aanpassingen aan het plan nodig zijn. Input: Planning Output: Gecoördineerde warme opname Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de warme opnames uitvoert en coördineert. Belangrijk in dat geval is om de communicatie met bewoners duidelijk te beleggen.)
  • De aannemer voert de werkzaamheden niet conform afspraak uit (Risico, Als gevolg behaalt het project niet de gewenste kwaliteit. Bij Resultaat Gericht Samenwerken is er een risico dat er helemaal geen zicht is op kwaliteit van de oplevering bij projecten waar geen oplevering plaatsvindt. Beheersmaatregelen: Controle kwaliteit door steekproef op het werk; In getekende Procesverbaal van Oplevering zijn alle opleverpunten opgenomen; Meer ogen principe bij oplevering; Opschorten van betaaltermijnen; Prestatieverklaring; Keuringsrapport.)
  • Evaluatierapport (Informatieobject)
  • Evalueren planmatig onderhoud (Processtap, Evalueer zaken als: Samenwerking met externe partijen; Evaluatiecyclus met vaste partners; Samenwerking intern; Klanttevredenheid door enerzijds het uitzetten van een bewonersenquête en anderzijds intern de afhandeling van klantvragen c.q. klachten gedurende het proces te evalueren; Opgeleverde kwaliteit. Bij RGS worden de gestelde KPI’s getoetst en wordt de samenwerking met de partner geëvalueerd. Input: Technisch gereed PO Output: Evaluatie)
  • Garantie(s) (Informatieobject)
  • Gehaalde planning (Resultaat-indicator, Percentage van projecten die binnen planning lopen ten opzichte van het totaal van projecten. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen.)
  • JOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde JOB)
  • Jaar onderhoudsplanning (JOP) (Informatieobject)
  • KPI’s (Informatieobject)
  • Meerwerkopdracht (Informatieobject)
  • Niet voldoen aan wet- en regelgeving (Risico, Bij het uitvoeren van planmatig onderhoud zijn er veel wetten en regels die nageleefd dienen te worden, zoals de Wet Ketenaansprakelijkheid, het bouwbesluit, de juiste vergunningen, ARBO-richtlijnen etc. Wanneer deze weten en regels wijzigen, kan het voorkomen dat er niet tijdig wordt bijgestuurd en kunnen geplande onderhoudswerkzaamheden in strijd met wet- en regelgeving. Dit kan ook financiële of fiscale gevolgen hebben. Beheersmaatregelen: Een medewerker gaat na, of in de opdrachtverstrekking op de juiste wijze de WKA is toegepast, bewijzen van goed betalingsgedrag periodiek worden ontvangen, of de BTW-verleggingsregeling wordt toegepast en of de te storten bedragen op de G-rekening correct zijn; Eigenaren toewijzen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van wet- en regelgeving; Standaardisatie van opnemen richtlijnen in projectaanpak.)
  • Notificering projectdossier (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van de beheerorganisatie dat het projectdossier door de projectorganisatie is overgedragen.)
  • Onderhoudsstrategie niet afgestemd op assetmanagement strategie (Risico, Dit kan komen doordat de strategie en de gewenste onderhoud strategie per complex niet of onvoldoende duidelijk is, of doordat de MJOB niet juist, tijdig en volledig is. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens welke als basis voor de MJOB worden gebruikt, niet actueel, volledig of juist zijn. Beheersmaatregelen: Opstellen Strategisch Voorraadbeleid en/of Complexbeheerplannen; De aanpassingen in de vastgoedadministratie worden op volledigheid, juistheid en tijdigheid periodiek nagezien door degene die verantwoordelijk is voor de datakwaliteit; Rapportages ter controle doorvoering wijzigingen na oplevering projecten; Datakwaliteitscontroles. Rapportages; Automatiseren; Gebruik Aedes ILS.)
  • Ontevreden bewoners (Risico, Bewoners zijn ontevreden over het proces of het resultaat, bijvoorbeeld doordat ze niet of niet tijdig betrokken zijn bij de onderhoudsplannen en -planning. Beheersmaatregelen: Vooraf vaststellen bewonersparticipatie en communicatie; Klanttevredenheidsonderzoek.)
  • Ontvangen technische gereedmelding (Processtap, Ontvang de technische gereed melding door de aannemer. Input: Verwerkte opleverpunten Output: Technisch gereed PO)
  • Onveilige situaties voor klanten en medewerkers (Risico, Doordat er onvoldoende inzicht is in de aanwezigheid van asbest, kan dit onverwacht bij de uitvoering van werkzaamheden ontdekt worden en leiden tot onveilige situaties. Andere voorbeelden zijn brandveiligheid of werkomstandigheden (ARBO). Beheersmaatregelen: Bij verdenking aanwezigheid asbest tijdig een inventarisatie laten uitvoeren, eventueel met destructief onderzoek.)
  • Onvolledige of onjuiste conditiemeting (Risico, De huidige versus de gewenste conditie is niet goed vertaald naar de MJOB, bijvoorbeeld doordat er onvoldoende inzicht is in de huidige kwaliteit van het bezit. Beheersmaatregelen Meer ogen principe toepassen; Het aantal complexen in de MJOB vergelijken met de activastaten; De MJOB baseren op het Strategisch Voorraad Beleid.)
  • Opdracht(en) (Informatieobject)
  • Opdrachtbevestiging (Informatieobject)
  • Overdragen (Processtap, Draag het projectdossier over aan de beheerorganisatie. Overdracht is essentieel om vervolgprocessen soepel te laten verlopen. De bewaking hiervan ligt bij de projectleider. Bij overdracht dient in ieder geval gedacht te worden aan: Actualiseren van vastgoedgegevens conform Registreren vastgoed. Actualiseren contractonderhoud. Actualiseren garanties. Doorvoeren uitgevoerde werkzaamheden t.b.v. de MJOB. Input: Technische gereed PO Output: Overgedragen dossier incl. vereiste vastgoeddata voor beheer en onderhoud Door de overdracht zoveel mogelijk te automatiseren krijg je meer grip op de kwaliteit van de overdracht en de volledigheid en tijdigheid ervan.)
  • Planmatig onderhoud technisch gereed (Bedrijfsservice)
  • Plannen (Processtap, Plan alle werkzaamheden en stem daarbij af met alle betrokkenen (uitvoerenden, bewonerscommissie, corporatiemedewerkers van verschillende afdelingen). Informeer de bewoners volgens het opgestelde communicatieplan, conform Informeren Huurders. Communiceer ook intern, bijvoorbeeld over hoe tijdens de uitvoering van het planmatig onderhoud om te gaan met reparatieonderhoud. Input: Verstrekte opdracht Output: Planning Inspiratie: Deze planning kan tevens gebruikt worden voor de bewaking van de totale kasstromen: Op basis van de volledige projectplanning van al het planmatig onderhoud is intern zichtbaar wanneer welke facturen verwacht kunnen worden. Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de planning maakt.)
  • Planning (Informatieobject)
  • Projectbesluit genomen (Gebeurtenis)
  • Projectbesluit gerealiseerd (Gebeurtenis)
  • Regisseren planmatig onderhoud (Werkproces, Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB.)
  • Startnotitie project (Informatieobject)
  • Toetsing meerwerk (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er wel of geen meerwerk uitgevoerd moet worden.)
  • Toetsing realisatie order PO (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de realisatie van het planmatig onderhoud en de manier waarop door leverancier is uitgevoerd.)
  • Toetsing voortgang realisatie order PO (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de voortgang van de realisatie van het planmatig onderhoud conform planning en binnen de vooraf gestelde kaders verloopt.)
  • Uitvoerende(n) (Informatieobject)
  • Uitvoeringsplan Warme Opnames (Informatieobject)
  • Vastgoedgegevens conform data formats (Informatieobject)
  • Vergaderstukken bouwvergadering (Informatieobject)
  • Verslag eindoplevering (Informatieobject)
  • Verslag vooroplevering (Informatieobject)
  • Vertraging in de uitvoering (Risico, Er is onvoldoende capaciteit of materiaal om de benodigde werkzaamheden op tijd uit te voeren. Dit kan veroorzaakt worden door niet tijdig contracteren of niet correct plannen. Beheersmaatregelen: Tijdig plannen; Bij opstellen planning de juiste afdelingen betrekken; Voortgang van uitvoerende monitoren; Aansturen uitvoerende; Periodiek voortgangsoverleg, analyseren oorzaak vertraging en bijsturing organiseren.)
  • Verwerking bevindingen eindoplevering (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de bevindingen van een eindinspectie, welke mutatieonderhoudsordertaken daaruit voortkomen en welke kosten bij exhuurder in rekening gebracht moeten worden.)
  • Verwerking bevindingen vooroplevering (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de bevindingen van een voorinspectie, welke bevindingen de huurder zelf op zal lossen en gecontroleerd zullen worden bij de eindinspectie.)
  • Verwerking projectdossier (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van)
  • Verwerking verslag bouwvergadering (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren, wijzigen en opslaan van de notulen/besluiten van een bouwvergadering inclusief metadata.)
  • Verwerking verslag vooroplevering (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van)
  • Voortgangsrapportage(s) (Informatieobject)
  • Werkomschrijving (Informatieobject)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. (BusinessProcess) Regisseren planmatig onderhoud BusinessEvent Projectbesluit genomen Bij complexere planmatig onderhoudsprojecten vinden bouwvergaderingen plaats die ook door de corporatie bijgewoond worden. Input: Planning Output: Status update Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal de partner de bouwvergaderingen bijwonen. (BusinessProcess) Bijwonen bouwvergader- ing Er is onvoldoende capaciteit of materiaal om de benodigde werkzaamheden op tijd uit te voeren. Dit kan veroorzaakt worden door niet tijdig contracteren of niet correct plannen. Beheersmaatregelen: Tijdig plannen; Bij opstellen planning de juiste afdelingen betrekken; Voortgang van uitvoerende monitoren; Aansturen uitvoerende; Periodiek voortgangsoverleg, analyseren oorzaak vertraging en bijsturing organiseren. (Assessment) Vertraging in de uitvoering Evalueer zaken als: Samenwerking met externe partijen; Evaluatiecyclus met vaste partners; Samenwerking intern; Klanttevredenheid door enerzijds het uitzetten van een bewonersenquête en anderzijds intern de afhandeling van klantvragen c.q. klachten gedurende het proces te evalueren; Opgeleverde kwaliteit. Bij RGS worden de gestelde KPI’s getoetst en wordt de samenwerking met de partner geëvalueerd. Input: Technisch gereed PO Output: Evaluatie (BusinessProcess) Evalueren planmatig onderhoud Op basis van de taakstellende MJOB en eventueel de startnotitie wordt beoordeeld welke werkzaamheden onderdeel uitmaken van het onderhoudsproject en wat er exact dient te gebeuren. Hierbij wordt optioneel een Veiligheid & Gezondheidsplan opgesteld, bijvoorbeeld wanneer er (vermoeden van) asbest is. Ook dienen zaken voor bewoners opgenomen te worden, zoals het aanbieden van een rust- of wisselwoning, tijdelijke (sanitaire) voorzieningen elders etc. Input: Startnotitie/Jaarplanning Output: Overzicht uit te voeren werkzaamheden, Optioneel Veiligheid & Gezondheidsplan Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS wordt door de ketenpartner de werkomschrijving opgesteld, soms al in het MJOB-proces, soms tegelijkertijd met een kostencalculatie. (BusinessProcess) Beoordelen uit te voeren werkzaamhed- en De huidige versus de gewenste conditie is niet goed vertaald naar de MJOB, bijvoorbeeld doordat er onvoldoende inzicht is in de huidige kwaliteit van het bezit. Beheersmaatregelen Meer ogen principe toepassen; Het aantal complexen in de MJOB vergelijken met de activastaten; De MJOB baseren op het Strategisch Voorraad Beleid. (Assessment) Onvolledige of onjuiste conditiemeting Plan alle werkzaamheden en stem daarbij af met alle betrokkenen (uitvoerenden, bewonerscommissie, corporatiemedewerkers van verschillende afdelingen). Informeer de bewoners volgens het opgestelde communicatieplan, conform Informeren Huurders. Communiceer ook intern, bijvoorbeeld over hoe tijdens de uitvoering van het planmatig onderhoud om te gaan met reparatieonderhoud. Input: Verstrekte opdracht Output: Planning Inspiratie: Deze planning kan tevens gebruikt worden voor de bewaking van de totale kasstromen: Op basis van de volledige projectplanning van al het planmatig onderhoud is intern zichtbaar wanneer welke facturen verwacht kunnen worden. Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de planning maakt. (BusinessProcess) Plannen Beoordeel meerwerk wanneer de aannemer dit vaststelt. Meerwerk vraagt om beoordeling middels het meer-ogen principe. Input: Geconstateerd meerwerk Output: Gecoördineerd meerwerk (BusinessProcess) Coördineren meerwerk Draag het projectdossier over aan de beheerorganisatie. Overdracht is essentieel om vervolgprocessen soepel te laten verlopen. De bewaking hiervan ligt bij de projectleider. Bij overdracht dient in ieder geval gedacht te worden aan: Actualiseren van vastgoedgegevens conform Registreren vastgoed. Actualiseren contractonderhoud. Actualiseren garanties. Doorvoeren uitgevoerde werkzaamheden t.b.v. de MJOB. Input: Technische gereed PO Output: Overgedragen dossier incl. vereiste vastgoeddata voor beheer en onderhoud Door de overdracht zoveel mogelijk te automatiseren krijg je meer grip op de kwaliteit van de overdracht en de volledigheid en tijdigheid ervan. (BusinessProcess) Overdragen Als gevolg behaalt het project niet de gewenste kwaliteit. Bij Resultaat Gericht Samenwerken is er een risico dat er helemaal geen zicht is op kwaliteit van de oplevering bij projecten waar geen oplevering plaatsvindt. Beheersmaatregelen: Controle kwaliteit door steekproef op het werk; In getekende Procesverbaal van Oplevering zijn alle opleverpunten opgenomen; Meer ogen principe bij oplevering; Opschorten van betaaltermijnen; Prestatieverklaring; Keuringsrapport. (Assessment) De aannemer voert de werkzaamhed- en niet conform afspraak uit BusinessService Planmatig onderhoud technisch gereed Percentage kosten meer/minderwerk t.o.v. aangegane verplichting. (Value) % kosten Meer/minderw- erk Woon de eindoplevering door de aannemer bij en controleer de opleverpunten. Doel hierbij is niet alleen de controle van het opgeleverde werk, maar ook het beheren van de relatie met de aannemer en bewoners. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud + Vastgestelde opleverpunten Output: Verwerkte opleverpunten/ Verslag eindoplevering Inspiratie: Inrichten van tussentijdse keuringen. De output van de opleveringen gebruiken als input voor de MJOB Variant met betrekking tot Onderhoud Naar Wens (ONW) bij planmatige onderhoudswerkzaamheden van keuken, douche of toilet: de oplevering aan de corporatie vervalt en er vindt directe acceptatie plaats tussen aannemer en huurder. Indien er gekozen is voor een RGS aanpak, wordt de oplevering door de partners verzorgd. Wel zal er steekproefsgewijs een controle plaatsvinden ter toetsing. (BusinessProcess) Bijwonen eindoplevering Bewoners zijn ontevreden over het proces of het resultaat, bijvoorbeeld doordat ze niet of niet tijdig betrokken zijn bij de onderhoudsplannen en -planning. Beheersmaatregelen: Vooraf vaststellen bewonersparticipatie en communicatie; Klanttevredenheidsonderzoek. (Assessment) Ontevreden bewoners Percentage van projecten die binnen planning lopen ten opzichte van het totaal van projecten. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. (Value) Gehaalde planning Woon de vooroplevering door de aannemer bij en stel opleverpunten vast. Input: Uitvoering PO Output: Vastgestelde opleverpunten Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal/kan de partner de vooroplevering bijwonen. (BusinessProcess) Bijwonen vooroplevering Bewaak gedurende het gehele project de voortgang en stuur partijen of planning bij waar nodig. De uitvoering hiervan kan door diverse functies gedaan worden, veelal is dit de interne projectleider, maar vaak is ook een opzichter betrokken vanuit het meer ogen principe. Monitor de klanttevredenheid en stuur indien nodig bij door het inzetten van verschillende middelen. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud Output: Bewaakte voortgang (BusinessProcess) Bewaken voortgang Doordat er onvoldoende inzicht is in de aanwezigheid van asbest, kan dit onverwacht bij de uitvoering van werkzaamheden ontdekt worden en leiden tot onveilige situaties. Andere voorbeelden zijn brandveiligheid of werkomstandigheden (ARBO). Beheersmaatregelen: Bij verdenking aanwezigheid asbest tijdig een inventarisatie laten uitvoeren, eventueel met destructief onderzoek. (Assessment) Onveilige situaties voor klanten en medewerkers Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd (BusinessProcess) Coördineren project planmatig onderhoud Procesboek: Vastgestelde JOB (BusinessEvent) JOB vastgesteld Bij het uitvoeren van planmatig onderhoud zijn er veel wetten en regels die nageleefd dienen te worden, zoals de Wet Ketenaansprakelijkheid, het bouwbesluit, de juiste vergunningen, ARBO-richtlijnen etc. Wanneer deze weten en regels wijzigen, kan het voorkomen dat er niet tijdig wordt bijgestuurd en kunnen geplande onderhoudswerkzaamheden in strijd met wet- en regelgeving. Dit kan ook financiële of fiscale gevolgen hebben. Beheersmaatregelen: Een medewerker gaat na, of in de opdrachtverstrekking op de juiste wijze de WKA is toegepast, bewijzen van goed betalingsgedrag periodiek worden ontvangen, of de BTW-verleggingsregeling wordt toegepast en of de te storten bedragen op de G-rekening correct zijn; Eigenaren toewijzen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van wet- en regelgeving; Standaardisatie van opnemen richtlijnen in projectaanpak. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving BusinessEvent Projectbesluit gerealiseerd Coördineer en controleer waar nodig de door de aannemer uitgevoerde warme opname. Bij de warme opname toetst de aannemer op locatie het plan aan de werkelijke situatie per eenheid en per (gedeelte van het) complex, om vast te stellen of de in het plan gedane aannames correct zijn of dat er op basis van de werkelijke situatie nog aanpassingen aan het plan nodig zijn. Input: Planning Output: Gecoördineerde warme opname Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de warme opnames uitvoert en coördineert. Belangrijk in dat geval is om de communicatie met bewoners duidelijk te beleggen. (BusinessProcess) Coördineren warme opnames Dit kan komen doordat de strategie en de gewenste onderhoud strategie per complex niet of onvoldoende duidelijk is, of doordat de MJOB niet juist, tijdig en volledig is. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens welke als basis voor de MJOB worden gebruikt, niet actueel, volledig of juist zijn. Beheersmaatregelen: Opstellen Strategisch Voorraadbeleid en/of Complexbeheerplannen; De aanpassingen in de vastgoedadministratie worden op volledigheid, juistheid en tijdigheid periodiek nagezien door degene die verantwoordelijk is voor de datakwaliteit; Rapportages ter controle doorvoering wijzigingen na oplevering projecten; Datakwaliteitscontroles. Rapportages; Automatiseren; Gebruik Aedes ILS. (Assessment) Onderhoudsst- rategie niet afgestemd op assetmanage- ment strategie BusinessEvent Opdracht (ver)bouw- werk verstrekt Ontvang de technische gereed melding door de aannemer. Input: Verwerkte opleverpunten Output: Technisch gereed PO (BusinessProcess) Ontvangen technische gereedmelding TriggeringRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 11-04-2024 14:47:11 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 11-04-2024 14:47:11 CEST



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-c2b2ada0-8b05-bd25-1efa-fa481df52990&oldid=148580"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 16:50.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗