CORA principes

Logo CORA.png

Inleiding

Organisaties die veranderen en daarbij IT-systemen gebruiken, en die op hun beurt ook aan veranderingen onderhevig zijn, krijgen door IT-architectuur toe te passen meer grip op de transformatie en bereiken sneller en efficiënter de beoogde oplossingen.

Een belangrijk onderdeel van architectuur is het werken met principes. In figuur 1 is met de pijl de beoogde verandering weergegeven waarbij bij de start slechts globaal bekend is hoe de gewenste eindsituatie er daadwerkelijk uit komt te zien. Principes helpen om vooraf de marges te bepalen waarbinnen die verandering zich mogen voordoen en om tijdens het veranderingsproces de voortgang en eventuele afwijkingen te toetsen en het veranderproces waar nodig bij te sturen. Het principe is goed om te bepalen, maar belangrijk daarbij is de grondgedachte van principes helder te krijgen. Die helpen om het juiste gesprek te voeren waardoor beter doordachte besluiten kunnen worden genomen gedurende transformaties van organisatie en IT-systemen, zie hiervoor onderstaande paragraaf 'Werken met de CORA-principes'.

Figuur 1: Principes, hoe werkt het?


Principes kunnen betrekking hebben op allerlei zaken: op de dienstverlening, de besturing, de proces- en organisatie-inrichting, op informatievoorziening, op IT-inzet enzovoorts. Dat maakt principes ook zo essentieel:

  • Ze zijn strategische van aard;
  • Hangen sterk samen met de visie en de missie van de woningcorporatie;
  • Geven het WAT aan;
  • Staan voor langere tijd vast.


Definitie: Een principe is een richtinggevende uitspraak waar een organisatie zich aan kan verbinden, gericht op het bereiken van een doel op langere termijn.

In CORA 3.0 zijn zeven CORA-principes gedefinieerd voor de inrichting van de bedrijfsvoering en informatievoorziening. Het gaat om de volgende principes:

  1. De doelstellingen van de woningcorporatie en de inrichting van de bedrijfsvoering bepalen de inrichting van de informatievoorziening en de inzet van IT.
  2. Er wordt binnen de woningcorporatie gewerkt vanuit een branche- en bedrijfsbreed begrippenkader.
  3. Bij veranderingen wordt gestuurd op de integrale samenhang.
  4. Processen worden ontworpen vanuit de toegevoegde waarde die zij bieden bij het leveren van producten en diensten aan (interne of externe) klanten.
  5. De bedrijfsvoering en informatiehuishouding sluiten aan op (relevante) overheidsbrede basisregistraties.
  6. Basisgegevens (bijvoorbeeld relaties, overeenkomsten of vastgoed) worden eenmalig geregistreerd vanuit het proces dat deze gegevens waarneemt, creëert of aanpast en deze registraties hebben een geborgde kwaliteit voor gegevensgebruik elders.
  7. Uitwisselbaarheid van gegevens is gebaseerd op breed geaccepteerde en actuele standaarden.


Een woningcorporatie die deze principes overneemt zal meer en meer in lijn met CORA ingericht raken en gaan werken. Een woningcorporatie kan de CORA principes zelf aanvullen met eigen principes en ook doorvertalen naar eigen beleidsuitgangspunten.

Naarmate CORA 4.0 verder wordt uitgewerkt zullen er nieuwe principes aan bod kunnen komen die relevant genoeg kunnen zijn om in CORA op te nemen.


Werken met de CORA-principes

Een principe moet worden geïnterpreteerd, het staat daarmee niet ter discussie maar kan per situatie anders worden uitgevoerd. Om naast het WAT ook het HOE concreter te maken worden beleidsuitgangspunten vastgelegd, die van principes afgeleid zijn. Dat geeft dan een duidelijke richting aan voor de middellange of korte termijn. We lichten dit toe door de redenering (oftewel de grondgedachte), een toelichting en de wijze van toetsing te beschrijven van alle CORA-principes :


Principe 1 De doelstellingen van de woningcorporatie en de inrichting van de bedrijfsvoering bepalen de inrichting van de informatievoorziening en de inzet van IT.
Redenering Ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening en/of IT moeten aantoonbaar aansluiting hebben op de doelstellingen van de woningcorporatie en de wijze van bedrijfsvoering.
Toelichting Dit principe zorgt ervoor dat er een goede afstemming is tussen bedrijfsvoering, informatievoorziening en IT, in lijn met de bedrijfsdoelstellingen. Het vormt een basis voor centrale besluitvorming over veranderprojecten waar managers vanuit de bedrijfsvoering, informatievoorziening en IT bij betrokken zijn (portfoliomanagement). Wanneer wordt gestuurd op resultaten, dan is decentrale besluitvorming ook mogelijk en vaak wenselijk. Bijvoorbeeld bij een meer proces- of klant georiënteerde organisatie, of als continu verbeteren en procesinnovatie een doelstelling is.
Toetsing Dit blijkt uit afspraken over de wijze van besturing van veranderingen binnen woningcorporaties of is traceerbaar in de woningcorporatiearchitectuur. Wordt bijvoorbeeld gewerkt met planvorming op basis van op CORA gebaseerde uitgangspunten?


Principe 2 Er wordt binnen de woningcorporatie gewerkt vanuit een branche- en bedrijfsbreed begrippenkader.
Redenering Het is essentieel om binnen een woningcorporatie een zelfde beeld te hebben van de belangrijkste processen, gegevens en informatiefuncties en inzicht in de samenhang en afhankelijkheden.
Toelichting Een gemeenschappelijk branche- en bedrijfsbreed begrippenkader verbetert de besturing, uitvoering en communicatie binnen de woning-corporatie en de branche, maar ook de communicatie met haar belanghebbenden, zoals klanten, leveranciers, partners en toezichthouders. Veel begrippen zijn in CORA gedefinieerd en zouden als basis moeten worden gebruikt.
Toetsing Bij kleinere woningcorporaties is het bedrijfsbrede begrippenkader vaak impliciet, omdat de medewerkers elkaar kennen en elkaar makkelijk kunnen vinden. Bij grotere woningcorporaties moet het begrippenkader meer expliciet worden. Verwacht wordt dat er actuele en beheerde beschrijvingen zijn van:
  1. de belangrijkste begrippen, gebaseerd op CORA;
  2. de verschillende diensten en processen;
  3. het gegevensmodel met definities;
  4. Prestatie-indicatoren met definities;
  5. Zaaktype-beschrijvingen.


Principe 3 Bij veranderingen wordt gestuurd op de integrale samenhang.
Redenering Besluiten over veranderingen worden genomen via samenwerking binnen de organisatie en in samenhang met bedrijfsvoering, informatievoorziening en IT. Resultaten van veranderingen sluiten dan (inhoudelijk) beter op elkaar aan.
Toelichting Sturing op integrale samenhang verbetert de kwaliteit van besluiten en kan zo bijdragen tot betere projectresultaten, versterking van beoogde effecten, hogere baten en minder kosten.
Toetsing Bij kleinere woningcorporaties is de integrale samenhang meer vanzelfsprekend en is impliciete kennis daarover eerder afdoende dan bij grotere woningcorporaties. Bij grotere woningcorporaties zal de samen-hang eerder moeten blijken uit expliciete beleids- en architectuurkaders (zoals bedrijfsuitgangspunten, richtlijnen, informatie/IT-beleid, IT-standaard, een proces- of applicatiearchitectuur). Deze moeten kader-stellend zijn voor veranderingen die doorgevoerd gaan worden. Er is dan ook iemand verantwoordelijke voor deze beleids- en architectuurkaders.


Principe 4 Processen worden ontworpen vanuit de toegevoegde waarde die zij bieden bij het leveren van producten en diensten aan (interne of externe) klanten.
Redenering Woningcorporaties gaan steeds klantgerichter werken. Hierbij is het van belang de interne processen het vereiste dienstverleningsniveau kunnen leveren en de informatievoorziening zo te hebben ingericht dat de klant maximaal bediend kan worden.
Toelichting Het proces moet een herkenbaar resultaat (product of dienst) opleveren voor de klant. Processen en hun opbouw kunnen daarop beoordeeld worden: wat voegt iedere processtap of –activiteit toe aan het resultaat dat we opleveren aan de klant? Er zijn verschillende methodieken beschikbaar voor procesoptimalisatie (bijvoorbeeld LEAN).
Toetsing Om vast te stellen of de toegevoegde waarde wordt geleverd, zou gekeken kunnen worden of de eisen die aan een proces gesteld worden duidelijk betrekking hebben op het bedienen van de (externe) klant (waaronder huurders, kopers en leveranciers), eisen van toezichthouders, de wetgever en interne eisen vanuit bijvoorbeeld risicomanagement.


Principe 5 De bedrijfsvoering en informatiehuishouding sluiten aan op (relevante) overheidsbrede basisregistraties.
Redenering Het gebruik van overheidsbrede basisregistraties biedt zowel efficiëntie als kwalitatieve voordelen. Omdat overheidsinstellingen deze basisregistraties eveneens hanteren verbetert dit de communicatie en gegevens¬uitwisseling met publieke ketenpartners als gemeenten, kadaster en belastingdienst.
Toelichting Dit betekent dat woningcorporaties hun informatiehuishouding hierop moeten aanpassen. Het gaat vooral om basisregistraties die voor de woningcorporaties relevant zijn zoals de BAG (Adressen en Gebouwen), WOZ, GBA en wellicht de BRI (Basisregistratie Inkomens). Zie ook CORA 3.0 paragraaf 8.2 Basisregistraties Overheid (PDF)
Toetsing In het beleid van de woningcorporaties moet het zoeken van aansluiting op relevante overheidsbrede basisregistraties aanwezig zijn, bijvoorbeeld in een informatiestrategie of in uitgangspunten van het informatiebeleid.


Principe 6 Basisgegevens (bijvoorbeeld relaties, overeenkomsten of vastgoed) worden eenmalig geregistreerd vanuit het proces dat deze gegevens waarneemt, creëert of aanpast en deze registraties hebben een geborgde kwaliteit voor gegevensgebruik elders.
Redenering Door eisen te stellen aan de vastlegging van deze kernregistraties kan de kwaliteit van de beschikbare gegevens beter worden gegarandeerd.

Alleen geborgde registraties worden gebruikt en toegepast als basis voor de informatievoorziening. Ongeborgde (sub)registraties worden niet meer gebruikt. Door alleen geborgde registraties te gebruiken wordt de kwaliteit van afgeleide gegevens (vaak managementinformatie) tevens verhoogd.

Toelichting De gegevens zouden in meerdere applicatiesystemen kunnen voorkomen, maar het wijzigen van de gegevens vindt maar in één applicatiesysteem plaats, zodat er een authentieke bron is die als interne kernregistratie fungeert. Op afdelings- en teamniveau eigen subregistraties aanleggen ontstaan er meerdere informatiebronnen, van wisselende betrouwbaarheid en dus meerdere ‘waarheden’. Dit geeft ongemak en onduidelijkheid. Daarom moet het gebruik van ongeborgde (sub)registraties vermeden worden.
Toetsing Het eenmalig vastleggen van gegevens aan de bron moet expliciet in het beleid verankerd zijn en gegevensbeheer moet hierop plaatsvinden.


Principe 7 Uitwisselbaarheid van gegevens is gebaseerd op breed geaccepteerde en actuele standaarden.
Redenering Uitwisselbaarheid van gegevens op basis van geaccepteerde en actuele standaarden verbetert de interoperabiliteit van een woningcorporatie met zijn partners.
Toelichting Het gaat hier zowel om functionele eisen (de inhoud van gegevens-berichten) en de semantiek (de betekenis van de gegevens van het berichtenverkeer) als om technische eisen (de technische vorm, bijvoorbeeld een webservice of een XML-bericht). De semantiek van de gegevens is daarbij gebaseerd op CORA gegevensdefinities. In VERA wordt het berichtenverkeer gedefinieerd.
Toetsing In het informatie/IT-beleid is duidelijk welke (functionele, semantische en technische) standaarden een woningcorporatie hanteert over gegevens¬uitwisseling c.q. op welke geaccepteerde standaarden men aan wil sluiten. Vastgesteld moet worden of het beleid ook leidt tot een goede werking van het gegevensbeheer. CORA (en VERA) definities zijn het uitgangspunt binnen het informatie/IT-beleid.



Logo CORA.png