GEMMA Procesarchitectuur
Uit GEMMA Wiki
Inleiding
Processen vormen de spil van de gemeente en de gemeentelijke dienstverlening in het bijzonder. Niet voor niets wordt het overschakelen van activiteitoriëntatie naar procesoriëntatie in het op het INK-model gebaseerde “plateaudenken” beschouwd als één van de belangrijkste stappen naar een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven.
KING ondersteunt de gemeenten bij het realiseren van de elektronische overheid met GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur. Belangrijke onderdelen van GEMMA zijn een proces- en een informatiearchitectuur. Belangrijke actuele ontwikkelingen op landelijk en gemeentelijk niveau zijn aanleiding voor het vernieuwen van deze architecturen.
Dit document beschrijft de GEMMA-procesarchitectuur, onderdeel van de gemeentelijke model Architectuur (GEMMA). Naast deze procesarchitectuur bestaat er tevens een GEMMAinformatiearchitectuur. De thema's en kernprincipes die aan deze documenten ten grondslag liggen staan in het document 'GEMMA Thema's en kernprincipes'. Dit wordt schematisch weergegeven in afbeelding 1.
Doelstellingen GEMMA-procesarchitectuur
De doelstelling van de in dit document beschreven GEMMA-procesarchitectuur is drieledig. De GEMMA-procesarchitectuur:
- geeft gemeenten kaders en richting bij het digitaliseren, ontwerpen en inrichten van de eigen dienstverleningsprocessen;
- is een hulpmiddel voor het maken van afspraken over ketensamenwerking met andere overheidsorganisaties (bijvoorbeeld NUP-programma’s) over inrichtingprincipes voor processen, serviceniveaus, standaarden en bijbehorende onderwerpen;
- vormt het kader voor de e-processen zoals worden uitgewerkt en beschikbaar gesteld door KING.
De GEMMA-procesarchitectuur heeft als voornaamste doelgroep diegenen die binnen gemeenten verantwoordelijk zijn voor het verbeteren van de (digitale) dienstverlening en het inrichten van de bijbehorende processen, bijvoorbeeld gemeentelijke processpecialisten, programmamanagers dienstverlening, hoofden informatievoorziening, procesontwerpers, informatieanalisten, organisatieadviseurs, etc.
In hoofdstuk 5 wordt verder ingegaan op het gebruik van de GEMMA-procesarchitectuur.
Historie
De GEMMA-procesarchitectuur is een doorontwikkeling en een aanvulling op verschillende producten van KING.
Allereerst vervangt deze GEMMA-procesarchitectuur het procesdeel van het KING architectuurproduct Architectuurmodel gemeentelijke e-dienstverlening versie 0.9 van 24 mei 2006.
Verder is de GEMMA-procesarchitectuur een aanvulling op de e-processen. Deze e-processen zijn volgens een bottom-up benadering opgesteld binnen het KING project e-formulieren en eprocessen. Deze GEMMA-procesarchitectuur biedt voor nieuw te ontwikkelen e-processen een overkoepelend kader.
Uitgangspunten en afbakening GEMMA-procesarchitectuur Deze paragraaf beschrijft de afbakening en de belangrijkste uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de GEMMA-procesarchitectuur.
- De GEMMA-procesarchitectuur richt zich op de primaire gemeentelijke processen.
- De onderliggende GEMMA-procesarchitectuur en de GEMMA-e-processen zijn momenteel toegespitst op dienstverleningsprocessen. Dit zijn processen die gestart worden met een klantaanvraag of -verzoek en als resultaat een product, dienst of informatieverstrekking aan een klant hebben. Uitgegaan wordt van een meerkanaalsdienstverlening.
- De GEMMA-procesarchitectuur richt zich in NORA-termen ('granulariteit procesarchitectuur') op het beschrijven van bedrijfsprocessen. Het beschrijven van de administratieve organisatie, het dieper uitwerken van werkprocessen c.q. processtappen valt hier buiten.
- De procesarchitectuur moet voldoende generiek zijn, zodat ze bruikbaar is voor meerdere processen en voor meerdere gemeenten. Tegelijkertijd moet het niet te generiek zijn en voldoende kaders en richting geven aan het inrichten van gemeentelijke dienstverleningsprocessen. De organisatie-inrichting van gemeenten in de zin van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden verschilt sterk bij gemeenten. De organisatieinrichting
en structurering in die termen valt buiten de GEMMA-procesarchitectuur.
- De GEMMA-procesarchitectuur sluit aan op de GEMMA-informatiearchitectuur.
Structuur GEMMA-procesarchitectuur
Inhoud GEMMA-procesarchitectuur
Afbeelding 2 geeft een overzicht van de hoofdbestanddelen van de GEMMA-procesarchitectuur:
- doelstellingen en uitgangspunten
- hiërarchisch procesmodel
- basisplaat procesarchitectuur dienstverlening
- procesprincipes per thema
- modelleerconventies
- generiek procesmodel dienstverlening
De doelstellingen en uitgangspunten vormen een belangrijk deel van de procesarchitectuur. Ze geven aan waarop de inhoud is gebaseerd en waartoe deze is opgesteld. Deze zijn aan bod gekomen in hoofdstuk 1.
In het hiërarchisch procesmodel worden gemeentelijke processen gecategoriseerd op verschillende niveaus. Deze indeling wordt vooral gebruikt voor de scopeafbakening in de procesarchitectuur en het onderkennen van clusters soortgelijke gemeentelijke dienstverleningsprocessen.
De basisplaat procesarchitectuur dienstverlening toont de verschillende procesbouwstenen op het gebied van dienstverlening in samenhang. Deze basisplaat is onderwerp van hoofdstuk 4.
De procesarchitectuurprincipes in hoofdstuk 3 vormen het hart van de procesarchitectuur. Het zijn doorvertalingen van de algemene GEMMA-thema's en - kernprincipes naar de procesarchitectuur.
De modelleerconventies in hoofdstuk 6 geven richtlijnen voor het ontwerpen en tekenen van procesmodellen. Deze zijn gericht op het teken- en modelleertechnische aspect van processen en worden gebruikt als basis voor de GEMMA-e-processen.
Het laatste onderdeel van de GEMMA-procesarchitectuur is het generieke procesmodel dienstverlening. Dit generieke procesmodel, beschreven in paragraaf 4.2 beschrijft het gemeentelijke dienstverleningsproces op generieke wijze, dat wil zeggen over alle productgroepen heen. Qua abstractieniveau beschrijft dit procesmodel het gemeentelijke dienstverleningsproces op het hoogste niveau.
Samenhang GEMMA-procesarchitectuur en andere architectuurproducten
De GEMMA-procesarchitectuur sluit aan op de definities, uitgangspunten en principes, uit de paragraaf over procesarchitectuur in de NORA. De GEMMA-procesarchitectuur kan hierdoor worden gezien als een verbijzondering van de NORA voor het gemeentelijke domein.
Zoals uit afbeelding 3 blijkt, staat een procesarchitectuur niet op zichzelf, maar maakt het deel uit van een bedrijfsarchitectuur en heeft het relaties met andere deelarchitecturen, met name de informatiearchitectuur. Deze relaties zijn hieronder nader beschreven.
Relatie architectuurgebied diensten
Bedrijfsprocessen van gemeenten zorgen ervoor dat producten en diensten worden aangeboden, kunnen worden aangevraagd, afgehandeld en beheerd. Voor producten en diensten zijn twee standaarden binnen de GEMMA opgenomen. Deze zijn:
- e-formulierspecificaties
- zaaktypecatalogus
GEMMA-e-formulierspecificaties Voor het aanvragen van de belangrijkste gemeentelijke producten en diensten zijn er eformulierspecificaties. Deze GEMMA-e-formulieren bestaan uit specificaties van de aanvraagformulieren voor de belangrijkste gemeentelijke producten en diensten voor een gemeentelijke website. Om de ingevoerde aanvraaggegevens geautomatiseerd te kunnen verwerken is voor elk e-formulierspecificatie ook een berichtspecificatie (StUF-EF) opgesteld.
GEMMA-zaaktypecatalogus De GEMMA-zaaktypecatalogus bestaat uit een lijst met vrijwel alle gemeentelijke producten en diensten. Het betreft zowel externe producten en diensten alsmede interne. Een gemeente zou voor elk zaaktype een procesmodel moeten hebben waarin staat hoe het betreffende zaaktype tot stand komt en kan worden afgerond. Meerdere zaaktypen kunnen echter eenzelfde proces delen.
Relatie architectuurgebied organisatie
De GEMMA-procesarchitectuur is een referentiearchitectuur. Een referentiearchitectuur is geschikt voor meerdere gemeenten. Elke gemeente kan deze referentiearchitectuur verbijzonderen naar een eigen procesarchitectuur. Waar het voor processen nog mogelijk is om te standaardiseren over verschillende gemeenten, is dit voor organisatie-inrichting vrijwel ondoenlijk. Organisatie-inrichtingskenmerken zoals taakstellingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen niet generiek worden vastgesteld en maken daarom geen deel uit van de GEMMA-architectuur. De relatie met de organisatiearchitectuur is daarom ontkoppeld van organisatie-inrichting middels rollen. In de procesmodellen komen deze rollen terug. De rollen zijn beschreven in hoofdstuk 6.
Relatie architectuurgebied medewerkers en applicaties
Het uitvoeren van processen wordt ondersteund door informatiefuncties c.q. services. Deze worden geleverd door logische informatiesystemen. Bij het modelleren van de processen zijn deze services meegenomen. Met andere woorden: processen zijn afnemer van services die door logische informatiesystemen worden geleverd.
Relatie architectuurgebied berichten
Informatiesystemen ontvangen, verwerken en leveren berichten aan andere informatiesystemen. Soms gaat het om interne informatiesystemen en soms om externe informatiesystemen. Informatiesystemen verwerken en leggen informatie vast. Om kennis en informatie binnen en tussen organisaties met elkaar te delen is het essentieel dat dezelfde betekenis en definities worden gebruikt. Binnen GEMMA zijn de belangrijkste gemeenschappelijke basisgegevens van een gemeente gestructureerd en gedefinieerd in twee gegevensmodellen en twee gegevenscatalogi. Dit zijn:
- Referentiemodel Stelsel Gemeentelijke BasisGegevens (RSGB)
- Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ)
Deze twee gegevensmodellen en gegevenscatalogi zijn omgezet naar berichtenspecificaties voor berichtenverkeer tussen informatiesystemen. Dit gebeurt in XML-schema en de XML-standaarden en leidt tot twee StUF-sectormodellen:
- Sectormodel StUF BG vanuit Referentiemodel Stelsel Gemeentelijke BasisGegevens(RSGB)
- Sectormodel StUF ZKN vanuit Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ)
Hiërarchisch procesmodel en scope
Een van de onderdelen van de GEMMA-procesarchitectuur is een hiërarchisch procesmodel. Het procesmodel geeft de verschillende gemeentelijke processen weer en kan worden gebruikt voor afbakening in discussies over gemeentelijke processen. Een hiërarchisch procesmodel kan op basis van verschillende criteria worden ingedeeld. De “beste” indeling is afhankelijk van het doel waarvoor het procesmodel is opgesteld. In dit document is gekozen voor een indeling in functie van het duidelijk kunnen afbakenen van de scope van de procesmodellen en het kunnen identificeren van soortgelijke dienstverleningsprocessen over de verschillende sectoren heen. Dit model is daarom niet normatief.
De eerste indeling bestaat uit besturende, primaire en ondersteunende processen, zie Afbeelding 4.
De focus van de GEMMA-procesarchitectuur ligt op de primaire processen. Deze kunnen worden onderverdeeld in een hiërarchisch procesmodel. In afbeelding 5 staat deze weergegeven. Het betreft hier een procesmodel voor de gemeentelijke ambtelijke organisatie, dus zonder de politiek. Het geel gearceerde deel komt overeen met de scope van deze procesarchitectuur.
Binnen de primaire processen wordt een onderscheid gemaakt tussen de twee groepen processen uit de beleidscyclus: beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering. De beleidsontwikkeling betreft het niet-strategische deel. De strategische beleidsontwikkeling zelf valt onder de besturende processen.
Onderliggend document gaat vooral over de beleidsuitvoering en meer bijzonder op het leveren van producten en het verlenen van diensten. Deze dienstverlening kan worden geïnitieerd door een trigger van een klant, in de vorm van een aanvraag voor een product of dienst of een verzoek om informatie, of door de gemeente zelf. Dit laatste is 'proactieve dienstverlening'. De onderliggende procesarchitectuur richt zich voorlopig op processen waarbij de klant het initiatief neemt.
Het laagste niveau is dat van de verschillende procesclusters. Deze clusters zijn geïdentificeerd op basis van de gelijkheid van de afhandelprocessen. Voor elke procesgroep zijn of worden generieke GEMMA-e-processen opgesteld.
Gemeenten kennen veel unieke dienstverleningsprocessen die niet door een generiek procesmodel afgedekt kunnen worden. Deze dienstverleningsprocessen vallen in afbeelding 5 in de groep 'overige zaken'. Omdat deze processen geen gelijksoortige processen kennen, zal hiervoor per product een proces opgesteld moeten worden.
